เข้าใจถึงข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

ก่อนจะไปเลือกระบบลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ มาเข้าใจความรู้เบื้องต้นของ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์กันก่อนว่ามีกี่ประเภท เเต่ละอย่างมีข้อกฎหมายที่ต่างกันอย่างไร เเละเหมาะต่อการนำไปใช้ในสถานการณ์ใดบ้าง

1) ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป2) ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้3) ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ ซึ่งใช้ใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง

• 10 คำถาม-ตอบต้องรู้! เกี่ยวกับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
• ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีกี่ประเภท ตามคำนิยามของ ETDA
• การใช้ 'ระบบเซ็นอนุมัติงานออนไลน์' เทียบกับ 'ข้อกฎหมาย' ที่กำหนด
• e-Signature ต่างจาก Digital Signature อย่างไร? องค์กรควรเลือกใช้เเบบไหน

เลือกระบบเซ็นอนุมัติที่ใช่ให้เหมาะกับองค์กรคุณ

Q1. คุณจะนำระบบมาใช้กับเอกสารอะไรเป็นหลัก?

• เอกสารที่อนุมัติกันภายในองค์กร เช่น การขออนุมัติทั่วไป, การขอเบิกของภายในบริษัท, ใบขอลางาน เป็นต้น

• เอกสารที่ส่งให้ภายนอกองค์กร เเละสัญญาคู่ค้า เช่น ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อสินค้า, ใบกำกับภาษี, สัญญาคู่ค้า เป็นต้น

Q2. องค์กรคุณมีวิธีการสร้างเอกสารขออนุมัติงานอย่างไร?

• เน้นอัปโหลดเอกสาร PDF เข้าระบบ พร้อมกำหนดตำแหน่งลายเซ็นของผู้อนุมัติเอง
• สร้างเอกสารจากระบบโดยตรง เพียงกรอกข้อมูลเเล้วให้ระบบจัดรูปแบบเอกสารมาให้อัตโนมัติ ตามประเภทแบบฟอร์มที่ได้ตั้งค่าไว้บนระบบ สำหรับวิธีนี้หากองค์กรใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน (Template) ที่ระบบมีให้ได้ องค์กรจะสามารถใช้ระบบได้ทันที เเต่ถ้าจะให้ปรับเเบบฟอร์มเอกสารตามขององค์กร จะได้ใช้งานระบบช้าขึ้น เพราะระบบต้องทำการพัฒนาขึ้นมาใหม่ในเเบบฟอร์มนั้นๆ

Q3. งบที่มีเเละความเร็วที่อยากใช้งานระบบ?

• e-Memo Standard: เหมาะกับองค์กรที่ใช้ระบบในการอนุมัติเป็นเอกสารภายในองค์กรเป็นหลัก เน้นที่การอัปโหลดเอกสารเข้าระบบ เเละกดส่งให้ผู้อนุมัติงานทันที ราคาเเค่หลักหมื่น พร้อมขึ้นระบบได้เร็ว
• e-Memo Digital: สำหรับองค์กรที่อนุมัติเอกสารทั้งภายในเเละนอกองค์กร ต้องการลายมือชื่อที่ถือเชื่อถือได้สูง ตามกำหนดกฎหมายมาตรา 26,28

7 เช็คลิสต์ที่ควรมีเลือกระบบได้อย่างมั่นใจ