Share this

e-signature เซ็นเอกสารสัญญาดิจิทัล แบบถูกกฎหมาย 100%

Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-Signature#Document Management System#Tech & Legal
Inspired by: Siwanad
Views

ในปัจจุบันที่องค์กรหันมาเซ็นเอกสารผ่านออนไลน์ ซึ่งหลายเอกสารที่ต้องเซ็นล้วนเกี่ยวกับเอกสารคู่ค้าทั้งสิ้น เช่น สัญญาทำการค้า, สัญญาเช่า, สัญญาจ้างงาน เเละอื่นๆ คำถามหลายอย่างจึงตามมา...
 

หากองค์กรมีระบบเซ็นเอกสารออนไลน์เเต่คู่ค้าไม่มีจะทำอย่างไร?

จะมั่นใจได้อย่างไรว่าเอกสารที่ถูกส่งมาบนออนไลน์มาจากองค์กรหรือคู่ค้านั้นจริง?

เอกสารสัญญาที่ทำผ่านดิจิทัลเป็นสัญญาตัวจริงหรือไม่?

 

คำตอบของคำถามเหล่านี้รวมอยู่ในบทความนี้ อย่างไร ไปดูกัน!

 

เตรียมพร้อมลงทะเบียนคู่ค้า

 
ก่อนที่จะให้คู่ค้าลงลายมือชื่อ เซ็นเอกสารผ่านออนไลน์ องค์กรจำเป็นต้องทำความรู้จักเเละยืนยันตัวตนของคู่ค้าในโลกดิจิทัลให้ได้ก่อนว่าเป็นตัวจริง โดยเราจะใช้เทคโนโลยี e-KYC เป็นหลักในการทำ
 
e-KYC คือ การยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Know-Your-Customer) หรือการทำความรู้จักกับคู่ค้าผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการระบุตัวตนและยืนยันตัวตนที่สะดวกรวดเร็วมากขึ้นกว่าเดิม แทนการทำ KYC แบบเดิม ที่มีความยุ่งยากเสียเวลา เพราะจะต้องยืนยันตัวตนผ่านการกรอกข้อมูล ส่งเอกสาร รวมไปถึงการเดินทางไป “แสดงตัวตน” ต่อหน้ากับเจ้าหน้าที่ เทคโนโลยีนี้ได้ริเริ่มเเละใช้กันอย่างแพร่หลายในสถาบันการเงิน
 
e-KYC ที่ได้รับความนิยมในประเทศไทย เช่น Biometric Authentication เป็นเทคโนโลยีการเข้าระบบผ่านการยืนยันตัวตนโดยอาศัยข้อมูลทางชีวมิติ เช่น ลายนิ้วมือ ม่านตา การจดจำใบหน้า เป็นต้น ตัวอย่างการใช้ e-KYC Biometric Authentication
  • ธนาคารต่างๆ ของประเทศไทย ในปัจจุบันมาใช้ในการยืนยันตัวตนเปิดบัญชีเงินฝากจากระยะไกล (Remote account opening) หรือธุรกรรมอื่นๆ
  • แอปพลิเคชัน “เป๋าตัง” ใช้วิธีลงทะเบียนด้วยการสแกนใบหน้าเพื่อยืนยันตัวตน
  • ระบบซื้อขาย Cyptocurrency มีขั้นตอนยืนยันตัวตนด้วยการสแกนหน้าผู้ใช้งานก่อนการใช้งานและรออนุมัติก่อนทำการซื้อขายได้
 
4 ขั้นตอนการลงทะเบียนคู่ค้า
 
 
*อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ประเภทลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
 

คู่ค้าเซ็นสัญญาดิจิทัลง่ายใน 3 ขั้นตอน

 
เมื่อคู่ค้าทำการลงทะเบียนบนระบบเสร็จสิ้น ถึงเวลาการลงลายมือชื่อบนเอกสารหรือสัญญาที่ทำกับองค์กร ซึ่งมีวิธีการง่ายๆใน 3 ขั้นตอน ดังนี้
 
1. ได้รับเอกสารหรือสัญญาขององค์กรผ่านอีเมล
คู่ค้าจะได้รับเอกสารที่มาจากองค์กรผ่านการเเจ้งเตือนใน email หรือ Line ที่ได้ลงทะเบียนไว้บนระบบ ซึ่งกฎหมายถือว่า email หรือ Line นั้นเป็นของส่วนบุคคล สามารถใช้ยืนยันตัวตนได้ในระดับหนึ่ง*
 
 
2. ยืนยันตัวตนก่อนอนุมัติเอกสาร
เมื่อคู่ค้าอ่านรายละเอียดเอกสารเรียบร้อย เเละจะทำการลงลายมือชื่อเอกสาร คู่ค้าต้อง ยืนยันตัวตนอีกครั้ง*(Two-Factor Authentication)โดยวิธีการทำในส่วนนี้มีได้หลายแบบ เช่น สแกนลายนิ้วมือ, การส่งชุดรหัสผ่านที่ใช้ได้ครั้งเดียว (One time password: OTP) ไปให้คู่ค้านำรหัสมากรอกเข้าระบบ โดยสามารถรับรหัสผ่านได้จาก Google Authentication, Microsoft Authentication, email, หรือ SMS  
 
 
3. กดอนุมัติเอกสาร
หลังจากยืนยันตัวตนสำเร็จ คู่ค้าสามารถเลือกที่จะทำธุรกรรมได้ 3 แบบ คือ อนุมัติ, ปฏิเสธ, เเละยกเลิกเอกสาร ในกรณีที่ต้องการยอมรับให้กดไปที่ปุ่ม อนุมัติ (Approve) ระบบจะนำรูปลายเซ็นหรือลายมือชื่อที่เก็บไว้บนระบบที่คู่ค้าลงทะเบียนก่อนหน้ามาใช้ จากนั้นจะมีข้อความสำคัญถามขึ้นมาอีกครั้งว่า “คุณต้องการดำเนินการต่อหรือไม่” หากกดปุ่ม “ยืนยัน (Confirm)” นั้นคือคู่ค้ามีการระบุเจตนาเจ้าของลายมือชื่อต่อข้อความที่ลงนาม* เอกสารฉบับนี้จะได้รับการอนุมัติทันทีเหมือนดั่งการเซ็นอนุมัติลงบนเอกสารกระดาษ
 
 
เพื่อให้เห็นขั้นตอนการทำงานทั้งหมดของ การลงลายมือชื่อเอกสารหรือสัญญาระหว่างองค์กรกับคู่ค้า จึงสามารถสรุปได้ดังในภาพนี้
 
 
การทำสัญญาคู่ค้าผ่านดิจิทัลสะดวกต่อทุกฝ่ายทั้งกับองค์กรเเละคู่ค้าในทุกเเง่มุม!
  • ประหยัดเวลาดำเนินการ เอกสารสัญญาที่ต้องทำเป็นร้อยๆใบต่อเดือน
  • ประหยัดค่าใช้จ่ายในการนำส่งเอกสาร
  • เอกสารที่ได้เป็นฉบับจริง มีผลทางกฎหมายรองรับเหมือนเซ็นผ่านกระดาษ
  • หมดปัญหาการปลอมเเปลงเอกสาร เเละลายมือชื่อ
  • เก็บเอกสารสัญญาสำคัญปลอดภัยบนระบบ กลับมาเรียกดูได้ทุกเมื่อ
 
*อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ข้อกฎหมายกับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรกนิกส์
 

มั่นใจว่าเอกสารเเละลายมือชื่อเป็นของจริงได้อย่างไร?

 
ในทุกครั้งที่เอกสารได้รับการลงลายมือชื่อ ระบบจะส่งเอกสารไปรับรองลายมือชื่อ โดยผู้ใช้งานสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารได้รับการรับรองลงลายมือชื่อ จากการเปิดเอกสารผ่านโปรแกรม Adobe Reader จะเห็นข้อความที่ขึ้นว่า “Certified by...” หรือ “ได้รับการรับรองจาก...”  
 
ตัวอย่างเอกสารที่ได้รับการรับรองลายมือชื่อ
ขอบคุณที่มารูปจาก Signinghub
 

เอกสารสัญญาที่ลงชื่อเสร็จถือเป็นฉบับจริงหรือไม่?

 
เอกสารสัญญาที่ทำการลงลายมือชื่อเสร็จสิ้นจะถูกเก็บไว้บนระบบอย่างปลอดภัย ซึ่งถือว่าเอกสารฉบับนั้นเป็นตัวจริง องค์กรเเละคู่ค้าสามารถเข้ามาตรวจสอบได้ทุกเมื่อ เเต่ถ้าหากมีการดาวน์โหลดหรือปริ้นเป็นเอกสารออกมาจากระบบ จะถือว่าเอกสารนั้นเป็นสำเนาทันที
 
 

คำแนะนำพิเศษสำหรับองค์กรในการเริ่มใช้ระบบ

 
เนื่องจากระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ เป็นเรื่องที่มีรายละเอียดต้องคำนึงมาก เเละเกี่ยวข้องกับหลายภาคส่วน CODIUM ผู้ให้บริการระบบกับหลายองค์กรในประเทศไทย เรามักเเนะนำให้ลูกค้า

“Dream big, Start small, Act now.”

เริ่มจากเล็กๆอย่างงานเอกสารภายในองค์กรของแผนกใดแผนกหนึ่งก่อน จากนั้นค่อยพัฒนาระบบไปใช้กับเอกสารภายนอกองค์กรที่ต้องอาศัยความปลอดภัย, ความรัดกุม, เเละเวลาในการทดสอบที่มากกว่า
 
 

 

จากสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ส่งผลให้องค์กรเปลี่ยนการทำงานจากกระดาษสู่ดิจิทัล หันมาทำสัญญาคู่ค้าผ่านออนไลน์แบบถูกกฎหมาย 100% CODIUM พร้อมให้คำปรึกษากับองค์กรฟรี ติดต่อได้ที่

Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-881-9191
Mail: s@codium.co
 
ขอบคุณที่มาข้อมูลจาก
e-KYC - Salika
e-KYC - Data One
You may also like
3 เทคนิค ทำงานง่ายขึ้นในช่วง Work from Home
3 เทคนิค ทำงานง่ายขึ้นในช่วง Work from Home
AUG 17, 202111 DAYS AGO READ
Document Management System
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
AUG 27, 202129 MINUTES AGO READ
e-Signature
Document Management System
ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอกนิกส์ ถูกกฎหมาย ใช้งานง่ายใน 4 ขั้นตอน
ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอกนิกส์ ถูกกฎหมาย ใช้งานง่ายใน 4 ขั้นตอน
AUG 03, 20212 HOURS AGO READ
e-Signature
Document Management System
Digital Transformation
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
MAY 29, 202121 HOURS AGO READ
Digital Transformation
Document Management System

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.