Share this
e-Signature เซ็นเอกสารสัญญาดิจิทัล แบบถูกกฎหมาย 100%
Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-signature#Document Management System#Tech & Legal
Inspired by: Siwanad
Views
ในปัจจุบันที่องค์กรหันมาเซ็นเอกสารผ่านออนไลน์ ซึ่งหลายเอกสารที่ต้องเซ็นล้วนเกี่ยวกับเอกสารคู่ค้าทั้งสิ้น เช่น สัญญาทำการค้า, สัญญาเช่า, สัญญาจ้างงาน เเละอื่นๆ คำถามหลายอย่างจึงตามมา...
หากองค์กรมีระบบเซ็นเอกสารออนไลน์เเต่คู่ค้าไม่มีจะทำอย่างไร?
จะมั่นใจได้อย่างไรว่าเอกสารที่ถูกส่งมาบนออนไลน์มาจากองค์กรหรือคู่ค้านั้นจริง?
เอกสารสัญญาที่ทำผ่านดิจิทัลเป็นสัญญาตัวจริงหรือไม่?
คำตอบของคำถามเหล่านี้รวมอยู่ในบทความนี้ อย่างไร ไปดูกัน!
เตรียมพร้อมลงทะเบียนคู่ค้า
ก่อนที่จะให้คู่ค้าลงลายมือชื่อ เซ็นเอกสารผ่านออนไลน์ องค์กรจำเป็นต้องทำความรู้จักเเละยืนยันตัวตนของคู่ค้าในโลกดิจิทัลให้ได้ก่อนว่าเป็นตัวจริง โดยเราจะใช้เทคโนโลยี e-KYC เป็นหลักในการทำ
e-KYC คือ การยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Know-Your-Customer) หรือการทำความรู้จักกับคู่ค้าผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการระบุตัวตนและยืนยันตัวตนที่สะดวกรวดเร็วมากขึ้นกว่าเดิม แทนการทำ KYC แบบเดิม ที่มีความยุ่งยากเสียเวลา เพราะจะต้องยืนยันตัวตนผ่านการกรอกข้อมูล ส่งเอกสาร รวมไปถึงการเดินทางไป “แสดงตัวตน” ต่อหน้ากับเจ้าหน้าที่ เทคโนโลยีนี้ได้ริเริ่มเเละใช้กันอย่างแพร่หลายในสถาบันการเงิน
e-KYC ที่ได้รับความนิยมในประเทศไทย เช่น Biometric Authentication เป็นเทคโนโลยีการเข้าระบบผ่านการยืนยันตัวตนโดยอาศัยข้อมูลทางชีวมิติ เช่น ลายนิ้วมือ ม่านตา การจดจำใบหน้า เป็นต้น ตัวอย่างการใช้ e-KYC Biometric Authentication
- ธนาคารต่างๆ ของประเทศไทย ในปัจจุบันมาใช้ในการยืนยันตัวตนเปิดบัญชีเงินฝากจากระยะไกล (Remote account opening) หรือธุรกรรมอื่นๆ
- แอปพลิเคชัน “เป๋าตัง” ใช้วิธีลงทะเบียนด้วยการสแกนใบหน้าเพื่อยืนยันตัวตน
- ระบบซื้อขาย Cyptocurrency มีขั้นตอนยืนยันตัวตนด้วยการสแกนหน้าผู้ใช้งานก่อนการใช้งานและรออนุมัติก่อนทำการซื้อขายได้
4 ขั้นตอนการลงทะเบียนคู่ค้า
*อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ประเภทลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
คู่ค้าเซ็นสัญญาดิจิทัลง่ายใน 3 ขั้นตอน
เมื่อคู่ค้าทำการลงทะเบียนบนระบบเสร็จสิ้น ถึงเวลาการลงลายมือชื่อบนเอกสารหรือสัญญาที่ทำกับองค์กร ซึ่งมีวิธีการง่ายๆใน 3 ขั้นตอน ดังนี้
1. ได้รับเอกสารหรือสัญญาขององค์กรผ่านอีเมล
คู่ค้าจะได้รับเอกสารที่มาจากองค์กรผ่านการเเจ้งเตือนใน email หรือ Line ที่ได้ลงทะเบียนไว้บนระบบ ซึ่งกฎหมายถือว่า email หรือ Line นั้นเป็นของส่วนบุคคล สามารถใช้ยืนยันตัวตนได้ในระดับหนึ่ง*
2. ยืนยันตัวตนก่อนอนุมัติเอกสาร
เมื่อคู่ค้าอ่านรายละเอียดเอกสารเรียบร้อย เเละจะทำการลงลายมือชื่อเอกสาร คู่ค้าต้อง ยืนยันตัวตนอีกครั้ง*(Two-Factor Authentication)โดยวิธีการทำในส่วนนี้มีได้หลายแบบ เช่น สแกนลายนิ้วมือ, การส่งชุดรหัสผ่านที่ใช้ได้ครั้งเดียว (One time password: OTP) ไปให้คู่ค้านำรหัสมากรอกเข้าระบบ โดยสามารถรับรหัสผ่านได้จาก Google Authentication, Microsoft Authentication, email, หรือ SMS
3. กดอนุมัติเอกสาร
หลังจากยืนยันตัวตนสำเร็จ คู่ค้าสามารถเลือกที่จะทำธุรกรรมได้ 3 แบบ คือ อนุมัติ, ปฏิเสธ, เเละยกเลิกเอกสาร ในกรณีที่ต้องการยอมรับให้กดไปที่ปุ่ม อนุมัติ (Approve) ระบบจะนำรูปลายเซ็นหรือลายมือชื่อที่เก็บไว้บนระบบที่คู่ค้าลงทะเบียนก่อนหน้ามาใช้ จากนั้นจะมีข้อความสำคัญถามขึ้นมาอีกครั้งว่า “คุณต้องการดำเนินการต่อหรือไม่” หากกดปุ่ม “ยืนยัน (Confirm)” นั้นคือคู่ค้ามีการระบุเจตนาเจ้าของลายมือชื่อต่อข้อความที่ลงนาม* เอกสารฉบับนี้จะได้รับการอนุมัติทันทีเหมือนดั่งการเซ็นอนุมัติลงบนเอกสารกระดาษ
เพื่อให้เห็นขั้นตอนการทำงานทั้งหมดของ การลงลายมือชื่อเอกสารหรือสัญญาระหว่างองค์กรกับคู่ค้า จึงสามารถสรุปได้ดังในภาพนี้
การทำสัญญาคู่ค้าผ่านดิจิทัลสะดวกต่อทุกฝ่ายทั้งกับองค์กรเเละคู่ค้าในทุกเเง่มุม!
- ประหยัดเวลาดำเนินการ เอกสารสัญญาที่ต้องทำเป็นร้อยๆใบต่อเดือน
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการนำส่งเอกสาร
- เอกสารที่ได้เป็นฉบับจริง มีผลทางกฎหมายรองรับเหมือนเซ็นผ่านกระดาษ
- หมดปัญหาการปลอมเเปลงเอกสาร เเละลายมือชื่อ
- เก็บเอกสารสัญญาสำคัญปลอดภัยบนระบบ กลับมาเรียกดูได้ทุกเมื่อ
*อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ข้อกฎหมายกับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรกนิกส์
มั่นใจว่าเอกสารเเละลายมือชื่อเป็นของจริงได้อย่างไร?
ในทุกครั้งที่เอกสารได้รับการลงลายมือชื่อ ระบบจะส่งเอกสารไปรับรองลายมือชื่อ โดยผู้ใช้งานสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารได้รับการรับรองลงลายมือชื่อ จากการเปิดเอกสารผ่านโปรแกรม Adobe Reader จะเห็นข้อความที่ขึ้นว่า “Certified by...” หรือ “ได้รับการรับรองจาก...”
ตัวอย่างเอกสารที่ได้รับการรับรองลายมือชื่อ
ขอบคุณที่มารูปจาก Signinghub
เอกสารสัญญาที่ลงชื่อเสร็จถือเป็นฉบับจริงหรือไม่?
เอกสารสัญญาที่ทำการลงลายมือชื่อเสร็จสิ้นจะถูกเก็บไว้บนระบบอย่างปลอดภัย ซึ่งถือว่าเอกสารฉบับนั้นเป็นตัวจริง องค์กรเเละคู่ค้าสามารถเข้ามาตรวจสอบได้ทุกเมื่อ เเต่ถ้าหากมีการดาวน์โหลดหรือปริ้นเป็นเอกสารออกมาจากระบบ จะถือว่าเอกสารนั้นเป็นสำเนาทันที
คำแนะนำพิเศษสำหรับองค์กรในการเริ่มใช้ระบบ
เนื่องจากระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ เป็นเรื่องที่มีรายละเอียดต้องคำนึงมาก เเละเกี่ยวข้องกับหลายภาคส่วน CODIUM ผู้ให้บริการระบบกับหลายองค์กรในประเทศไทย เรามักเเนะนำให้ลูกค้า
“Dream big, Start small, Act now.”
เริ่มจากเล็กๆอย่างงานเอกสารภายในองค์กรของแผนกใดแผนกหนึ่งก่อน จากนั้นค่อยพัฒนาระบบไปใช้กับเอกสารภายนอกองค์กรที่ต้องอาศัยความปลอดภัย, ความรัดกุม, เเละเวลาในการทดสอบที่มากกว่า
จากสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ส่งผลให้องค์กรเปลี่ยนการทำงานจากกระดาษสู่ดิจิทัล หันมาทำสัญญาคู่ค้าผ่านออนไลน์แบบถูกกฎหมาย 100% CODIUM พร้อมให้คำปรึกษากับองค์กรฟรี ติดต่อได้ที่
Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-932-6560 (ฝ่ายขาย)
Mail: [email protected]
ขอบคุณที่มาข้อมูลจาก
You may also like
ขั้นตอนการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 6 ชั่วโมงที่แล้ว
e-Tax
Tech & Legal
ถึงเวลาก้าวหน้า! ผลักดันรัฐบาลด้วย “Digital ID”
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 2 วันที่แล้ว
Tech & Legal
Digital Transformation
อัปเดตกฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ล่าสุด 2023 พร้อมสรุป e-Signature มาตราไหนใช่สำหรับค...
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 1 ชั่วโมงที่แล้ว
Tech & Legal
e-signature
ผู้ประกอบการได้ประโยชน์อะไร? จากมาตรการ e-Tax Invoice ของรัฐบาล!
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 1 ชั่วโมงที่แล้ว
Tech & Legal
e-Tax
