ท่ามกลางความไม่เเน่นอนของสภาวะเศรษฐกิจเเละการเเข่งขันเพื่อชิงส่วนเเบ่งทางการตลาดที่ดุเดือด โดยเฉพาะอย่างยิ่งนับตั้งเเต่ช่วงวิกฤต COVID-19 ที่ส่งผลให้เกิด New Normal หรือการเปลี่ยนเเปลงพฤติกรรมของผู้บริโภค องค์กรจำเป็นต้องปรับตัวเพื่ออยู่รอดเเละเติบโต Digital Transformation หรือการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาปรับใช้ ช่วยลดช่องโหว่ในการบริหาร เเละเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานในภาคส่วนต่าง ๆ ถือเป็น Solution ที่ไม่ควรมองข้าม

 

พร้อมกับที่องค์กรปรับตัว รับเทคโลโลยีดิจิทัลเข้ามาเพื่อให้พร้อมเผชิญความท้าทาย เช่น การทำสัญญาคู่ค้าผ่านระบบทำสัญญาดิจิทัล (e-Contract) การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) หรือ การหันมาใช้ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ (e-document) หลายท่านอาจมีข้อสงสัยว่าด้วยเรื่องทางการรองรับเเละผลทางกฎหมาย

 

วันนี้ CODIUM จะมาอัปเดตกฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ เเละตอบคำถามคาใจยอดฮิตว่า e-Signature รูปเเบบไหนตอบโจทย์องค์กรของคุณมากที่สุด

 

กฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ในยุคดิจิทัล

 

เพื่อให้สอดคล้องกับเเนวโน้มความเปลี่ยนเเปลงในยุคดิจิทัล เเน่นอนว่าทางภาครัฐได้ทำการปรับปรุงกฎหมายเเละมาตรฐานทางดิจิทัลเพื่อความชัดเจนในเชิงกระบวนการตามกฎหมาย ในปี 2023 สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.หรือ ETDA) ได้ประกาศใช้ ข้อเสนอแนะมาตรฐานว่าด้วยแนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เพิ่มเติม เพื่อเป็นมาตรฐานให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ควบคู่ไปกับ กฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ หรือ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 (ฉบับเเก้ไขเพิ่มเติม) อย่างไรก็ดี จากการค้นคว้า พบว่าใจความสำคัญยังคงว่าด้วยเรื่อง “ประเภทเเละองค์ประกอบของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์”

 

3 องค์ประกอบ 3 ประเภท

 

 

หัวใจสำคัญของการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์คือ การทำให้เกิดหลักฐานระบุตัวเจ้าของเเละเจตนาของการลงลายมือชื่อนั้น ๆ ในการทำธุรกรรมออนไลน์ การทำสัญญาคู่ค้าผ่านระบบทำสัญญาดิจิทัล (e-Contract) การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) หรือ การหันมาใช้ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ (e-document) หลายท่านอาจมีข้อสงสัยว่าด้วยเรื่องทางการรองรับเเละผลทางกฎหมาย

ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วย 3 องค์ประกอบ ได้เเก่

1. การพิสูจน์เเละยืนยันตัวตน

2. เจตนาในการลงลายมือชื่อ

3. การรักษาความครบถ้วนของข้อมูล

โดยรายละเอียดขององค์ประกอบทั้ง 3 ข้อนั้นจะเเตกต่างกันไปตามประเภทของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เชื่อว่าหลายท่านยังคงมีข้อสงสัยใช่ไหมคะว่าจริง ๆ เเล้วลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เเต่ละประเภทมีองค์ประกอบที่เหมือนเเละเเตกต่างกันอย่างไร วันนี้ CODIUM จะมาสรุปเเละเปรียบเทียบความเเตกต่างในเเต่ละประเภทให้เห็นกันชัด ๆ

 

ประเภทที่ 1 : มาตรา 9 ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป

 

สำหรับประเภทที่ 1 เเบบทั่วไป เป็นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปเเบบใด ๆ ที่มีลักษณะตามกำหนดในมาตรา 9 กล่าวคือ

▪︎ ต้องระบุตัวตนเจ้าของลายมือชื่อได้ ผ่านการยืนยันตัวตนที่น่าเชื่อถือเหมาะสมกับความเสี่ยงของธุรกรรม

▪︎ เเสดงเจตนาต่อข้อความที่เจ้าของลายมือชื่อได้

▪︎ ใช้วิธีการที่น่าเชื่อถือเพื่อรองรับความครบถ้วนของข้อมูลได้

ยกตัวอย่างเช่น การพิมพ์ชื่อต่อท้ายอีเมล การกดยอมรับเงื่อนไข หรือการยืนยันเอกสารผ่านระบบอัตโนมัติที่มีการยืนยันตัวผู้ใช้งานด้วย Username-Password เป็นต้น

 

เมื่อพิจารณาคุณสมบัติเเล้วมีความครบถ้วนตามกฎหมายกำหนด ย่อมถือเป็นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องเเละมีผลทางกฎหมาย เเต่ระดับความน่าเชื่อถืออาจไม่มากเท่าประเภทที่ 2 เเละ 3 เนื่องจากไม่ได้มีข้อกำหนดเรื่องวิธีการยืนยันตัวตนหรือเทคโนโลยีที่ใช้อย่างชัดเจน

 

ประเภทที่ 2 : มาตรา 26 ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้

 

ในส่วนของประเภทที่ 2 กำกับเเละรับรองโดยมาตรา 26 ซึ่งมีรายละเอียดเเตกต่างกับมาตราที่ 9 ดังนี้

▪︎ ต้องสามารถระบุตัวตนเจ้าของลายมือผ่านการยืนยันตัวตนเเบบเข้ารหัส

▪︎ ใช้ลายมือชื่อดิจิทัลในการลงลายมือชื่อเพื่อเเสดงเจตนา

ลายมือชื่อดิจิทัลที่อาศัย Public Key Infrastructure (PKI) ซึ่งเป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล ถือเป็นหนึ่งในตัวอย่างของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ประเภทที่ 2

 

ด้วยคุณสมบัติด้านความมั่นคงปลอดภัยในการช่วยให้สามารถยืนยันตัวเจ้าของลายมือชื่อ (Authentication) เเละตรวจพบการเปลี่ยนเเปลงของข้อความหรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ (Data Integrity) ดังนั้น เจ้าของลายมือชื่อจะไม่สามารถปฏิเสธความรับผิดจากข้อความที่ตนลงลายมือชื่อได้ ทำให้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ประเภทนี้ มีความน่าเชื่อถือมากกว่าประเภทเเรก

 

ประเภทที่ 3 : มาตรา 28 ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ ซึ่งใช้ใบรับรองที่ออกโดยผู้ใช้บริการออกใบรับรอง

 

เช่นเดียวกับประเภทที่ 2 ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ประเภทที่ 3 จะต้องสามารถพิสูจน์เเละยืนยันตัวตนเจ้าของลายมือผ่านการยืนยันตัวตนเเบบเข้ารหัส เเต่คุณสมบัติที่เเตกต่างจากประเภทที่ 2 เเละส่งเสริมให้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ประเภทที่ 3 เป็นประเภทที่มีความน่าเชื่อถือสูงคือ การมีคนกลางหรือผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority : CA) ที่ทำหน้าที่รับรองลายมือชื่อ โดยกรอบเเนวปฏิบัติของ CA ต้องเป็นไปตามกำหนดในประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์

 

เพิ่มเติม : ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) เเทนกระดาษ ถูกกฎหมาย?

 

ตอบคำถามยอดฮิต e-Signature ประเภทไหนใช่สำหรับองค์กรของคุณ

 

 

วันนี้เราจะขอยก Case ตัวอย่างการเลือกเเละปรับใช้ e-Signature เเต่ละประเภทขององค์กรต่าง ๆ จากผู้ใช้งานจริงของเรามาประกอบเพื่อให้ทุกท่านเห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น

 

1. การอนุมัติเอกสารภายใน

 

นิยมนำไปใช้กับการขออนุมัติเอกสารภายในองค์กร เช่น ใบขอซื้อ (purchase request) ใบขออนุมัติงบประมาณรายเดือน ใบขออนุมัติโครงการหรือคำขอต่าง ๆ

การจัดการเอกสารเป็นเรื่องยุ่งยากที่ทำให้หลายองค์กรประสบปัญหาในการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารตกหล่น การเเก้ไขเอกสารที่ยุ่งยาก เรื่อยไปจนถึงกรณีที่ได้รับการอนุมัติล่าช้าจนทำให้กระทบเเผนการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น ปัญหาสากลของเเผนก Marketing อย่างการอนุมัติงบประมาณล่าช้ากว่ากรอบเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการยิงโฆษณา เป็นต้น

จากตัวอย่างปัญหาข้างต้น องค์กรต่าง ๆ จึงหันมาเลือกใช้งาน e-Memo ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ เนื่องจาก

▪︎ มี Template เอกสารภายในระบบ สามารถเเนบเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ โดยรองรับไฟล์หลายประเภท อาทิ PDF, Excel, Word เเละ PNG

▪︎ สามารถตั้งค่าวันสิ้นสุดการอนุมัติได้ หมดปัญหาการอนุมัติล่าช้า

▪︎ ระบบแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีการอนุมัติ ติดตามเอกสารได้ว่าอยู่ในขั้นตอนไหนของการอนุมัติ เเก้ปัญหาเอกสารตกหล่น

ทั้งนี้ เนื่องจากเป็นการอนุมัติเอกสารภายในองค์กรซึ่งมีความเสี่ยงทางธุรกรรมต่ำ ประเภทลายมือชื่อที่เเนะนำจึงได้เเก่ ประเภทที่ 1 (มาตรา 9)

 

2. ระบบบริหารจัดการห้องเช่าแเเละการทำสัญญา

 

การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ประเภทที่ 2 (มาตรา 26) เหมาะกับการนำไปใช้ในเอกสารที่มีความเสี่ยงทางธุรกรรมสูงเเละต้องการความน่าเชื่อถือในการพิสูจน์หลักฐาน โดยเริ่มมีการนำไปใช้งานมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น การนำไปใช้ควบคู่กับระบบบริหารจัดการห้องเช่า เช่น ใช้เพื่อการลงชื่อในสัญญาเช่า เเละใบจองที่พัก เป็นต้น

การทำสัญญาเป็นเรื่องละเอียดอ่อนซึ่งต้องอาศัยความระมัดระวังอย่างมากในการจัดการ ไม่เช่นนั้นอาจเกิดปัญหาเอกสารสัญญาตกหล่นไปในระหว่างการจัดส่ง เอกสารสูญหายจากการจัดเก็บที่ไม่เป็นสัดส่วน หรือกระทั่งกรณีสัญญาเช่าขาดเนื่องจากไม่มีการเเจ้งเตือนผู้เช่าเมื่อถึงเวลาต่อสัญญา

ระบบจัดการเอกสารออนไลน์เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกเรื่องสัญญาเช่าที่พัก ดังนี้

▪︎ สร้างเอกสารสัญญาเเละทำการเซ็นยินยอมผ่านระบบ จบในที่เดียว โดยมีผลทางกฎหมาย 100%

▪︎ สามารถยืนยันตัวตนของผู้เข้าพักได้

▪︎ จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ เรียกดูเพื่อตรวจสอบได้ออนไลน์

▪︎ ระบบแจ้งเตือนเมื่อใกล้หมดระยะสัญญา

 

3. บริษัทในเครือกับการอนุมัติเอกสารข้ามจังหวัด

 

การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ประเภทที่ 3 (มาตรา 28) เป็นประเภทที่มีความน่าเชื่อถือสูงสุด เเละเริ่มมีองค์กรนำไปใช้กับการดำเนินการเรื่องสัญญา เช่น สร้างเเละลงลายมือชื่อในสัญญาเช่าซื้อรถ เป็นต้น

สำหรับธุรกิจขายปลีกยานยนต์ที่มีโชว์รูมกระจายอยู่ในหลายจังหวัด การจัดส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติ รวมถึงเอกสารสัญญาเพื่อให้คู่สัญญาเซ็นยินยอมถือเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลาในการดำเนินการมาก เสียทั้งเวลาเเละค่าจัดส่งทางเเบรนด์จึงเลือกใช้งานระบบจัดการเอกสารออนไลน์ควบคู่กับการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอกนิกส์ในการลงนาม เนื่องจาก

▪︎ รองรับการใช้งานออนไลน์ ประหยัดเวลาเเละค่าจัดส่ง

▪︎ มีความน่าเชื่อถือสูงสุด สามารถใช้กับบริษัทอื่น ๆ ในเครือ เเละพร้อมสำหรับการขยายขอบเขตการใช้งานในอนาคต

 

สรุป

 

ในปี 2023 เเม้จะมีการออกข้อเสนอเเนะเเละปรับปรุงเเนวทางต่าง ๆ เพิ่มเติม ใจความสำคัญของกฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ยังคงเป็นเรื่อง ประเภทเเละองค์ประกอบของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยความเเตกต่างในรายละเอียดขององค์ประกอบของเเต่ละประเภทนั้นส่งผลต่อความน่าเชื่อของลายมือ ทุกท่านจึงควรพิจารณาวัตถุประสงค์ของการสร้างเเละส่งข้อมูล รวมถึงความเสี่ยงที่ยอมรับได้เพื่อตัดสินใจเลือกประเภทของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เเมทช์กับองค์กรของท่าน

“หากทุกท่านยังคงกังวล ไม่เเน่ใจว่าควรเลือก e-Signature ประเภทไหน วันนี้ CODIUM ในฐานะผู้ให้บริการ Full-service Digital Transformation เเละผู้เชี่ยวชาญด้าน Digital Signature ที่ได้รับความไว้วางใจจากกว่า 100 บริษัท มาพร้อมกับตัวช่วยในการพิจารณาเลือกประเภท e-Signature ที่เเมทช์กับองค์กรของทุกท่าน”

 

ปรึกษาเพิ่มเติมฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย CODIUM พร้อมให้บริการ โปรดติดต่อ

Line: @codium

Call: 094-932-6560 (ฝ่ายขาย)

Mail: [email protected]