การทำสัญญาเกิดได้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร จะมีระดับความยากง่ายแตกต่างกันตามคู่สัญญา อีกทั้งงานเอกสารสัญญานั้นยังเกี่ยวข้องกับหลากหลายแผนก เริ่มตั้งแต่วินาทีที่มีพนักงานใหม่เข้าทำงาน จนถึงการติดต่อซื้อขาย เซ็นสัญญากับคู่ค้าภายนอกองค์กร เป็นต้น แต่สิ่งที่น่าปวดหัวที่สุดคือการต้องเสียเวลาและทรัพยากรจำนวนมากต่อการดำเนินการหนึ่งครั้ง ยิ่งไปกว่านั้นยังทำให้การทำงานในองค์กรไม่ลื่นไหลเท่าที่ควรจากเอกสารติดค้างในแต่ละแผนก หรือการที่ต้องรอการตอบรับและอนุมัติจากคู่สัญญา

 

“ภายในหนึ่งวันพนักงานหนึ่งคนจะสูญเสียเวลากับการค้นหาและติดตามเอกสาร 40-60% ของเวลาทำงานทั้งหมด ซึ่งนับเป็น 20-40% ของค่าแรง”

 

จะดีกว่าไหม หากมีระบบที่สามารถรองรับการทำงานในส่วนนี้ให้ดียิ่งขึ้น แล้วระบบอะไรล่ะที่จะเข้ามาตอบโจทย์ให้ทุกกระบวนการลงนามสัญญาให้เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม?

 

ทำความรู้จักกับ e-Contract

e-Contract คือ ระบบสร้างสัญญาดิจิทัล เพื่ออำนวยความสะดวกให้การทำสัญญาทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีความปลอดภัยและสะดวกมากยิ่งขึ้น ทั้งคู่สัญญาจะดำเนินการและจัดเก็บเอกสารสัญญาในรูปแบบของไฟล์ PDF โดยระบบสามารถทดแทนกระดาษได้จากการรับรองของกฎหมาย โดยการเข้ามาของ e-Contract นั้นจะช่วยให้การทำงานในองค์กรต่อเนื่องไม่สะดุดไปกับการนำส่งและรออนุมัติสัญญา ซึ่งนำไปสู่การสูญเสียเวลาอย่างมหาศาลไปกับงานที่ไม่สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับบริษัท

 

แล้ว Digital Solution อย่าง e-Contract จะเข้ามาช่วยให้การทำงานแต่ละแผนกในองค์กรสะดวกขึ้นอย่างไรบ้าง?

 

ฝ่ายธุรการ

พนักงานธุรการในหลาย ๆ องค์กรมีหน้าที่เรียบเรียงข้อความหรือแจ้งความประสงค์ต่าง ๆ ไปยังผู้รับ โดยสิ่งที่พนักงานธุรการในแต่ละองค์กรต้องมีคือสกิลด้านการเขียนที่กระชับและเข้าใจง่าย ทั้งนี้ก็เพื่อให้ผู้รับสารสามารถรับข้อมูลได้ถูกต้อง และด้วยหน้าที่ความรับผิดชอบอันยิ่งใหญ่ ก็มักจะมาพร้อมกับเอกสารสัญญามากมายที่เหล่าธุรการต้องกุมขมับในการติดตามสถานะการเซ็นสัญญา ระบบ e-Contract จะเข้ามาช่วยประหยัดเวลาในการติดตาม สามารถตรวจสอบได้ว่าสัญญาฉบับใดยังไม่สมบูรณ์ หรือได้รับการอนุมัติแล้ว ทำให้บริหารจัดการเอกสารสัญญาทั้งองค์กรให้เป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว แถมยังช่วยให้พนักงานประหยัดเวลาในการประสานงานได้อีกมาก

 

 

ฝ่ายขาย

ฝ่ายที่มักจะวุ่นวายกับการทำสัญญาซื้อขายกับบุคคลภายนอกองค์กร e-Contract จะเข้ามามีส่วนช่วยลดเวลาในการรอคู่ค้าหรือผู้บริหารอนุมัติเอกสารเพียงฉบับเดียว โดยสามารถใช้ e-Contract ดำเนินการอนุมัติเอกสารบนระบบ อีกทั้งยังตั้งลำดับการอนุมัติได้ตามความต้องการ เรียกได้ว่าจัดการผู้ลงนามได้ในระบบเดียว นอกเหนือจากนี้ยังสามารถตรวจสอบผู้ลงนามได้จากการยืนยันตัวตน ช่วยให้ฝ่ายขายสามารถติดต่อและดำเนินการกับคู่ค้าได้ง่ายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้นจากการลงนามได้ทุกที่ทุกเวลา

 

 

ฝ่ายบุคคล

อีกหนึ่งฟันเฟืองสำคัญในองค์กร มีหน้าที่สำคัญในการสรรหา คัดเลือกทรัพยากรบุคคล จนถึงขั้นตอนสุดท้าย นั่นก็คือการทำ “สัญญาจ้างงาน” เพื่อว่าจ้างพนักงานที่มีศักยภาพให้เข้ามาทำงานในองค์กร ซึ่ง e-Contract เองจะเข้าไปช่วยอำนวยความสะดวกทั้งฝั่งผู้จ้างและผู้ว่าจ้าง จากการเซ็นเอกสารบนระบบ ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเข้ามาทำสัญญา อีกทั้งยังสามารถขอให้แนบเอกสารที่ต้องการเพิ่มเติมภายในระบบได้ เช่น สำเนาบัตรประชาชน สำเนาสมุดบัญชี หรือแม้แต่คลิปวิดีโอเซลฟี่เพื่อยืนยันตัวตนว่าเป็นผู้ลงนามตัวจริง เรียกได้ว่า ครบ จบในที่เดียว

 

 

ฝ่ายคลังสินค้า และโลจิสติกส์

หนึ่งในเรื่องที่น่าปวดหัวนอกจากความซับซ้อนและการจัดการควบคุมระบบขนส่งแล้ว คงหนีไม่พ้นเรื่องงานเอกสารที่พ่วงตามมา ไม่ว่าจะเป็น สัญญาการขนส่ง หรือสัญญาส่งมอบสินค้า โดยสัญญาดังกล่าวต้องอาศัยรายละเอียดที่ชัดเจน ไม่คลุมเครือเพื่อป้องกันการขนส่งล่าช้าจากความผิดพลาดของสัญญา ซึ่งนำไปสู่ต้นทุนที่สูงขึ้นตามมา ระบบ e-Contract สามารถอัพโหลดแบบฟอร์มสัญญาของบริษัท พร้อมกับการแจ้งเตือนการเซ็นสัญญาผ่านอีเมลผู้ลงนาม เปลี่ยนขั้นตอนการเซ็นสัญญาจัดส่ง และช่วยลดโอกาสการสูญหายของสัญญาระหว่างนำส่งสินค้าอีกด้วย

 

 

ยกระดับประสบการณ์ให้การเซ็นสัญญาทั้งหลายเป็นเรื่องง่ายกับโคเดียมได้แล้ววันนี้ ติดต่อเพื่อทดลองใช้ e-Contract ฟรีได้ทันทีที่