Share this
ตอบคำถาม 3 ข้อ เลือก ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ที่ใช่ ให้องค์กรคุณได้ทันที
Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-signature#Document Management System
Inspired by: Siwanad
Views
การกลับมาระลอกใหม่ของโควิด ทำให้องค์กรกลับมา WFH กันถ้วนหน้า เป็นเหตุให้ต้องมองหาโซลูชั่นการทำงานออนไลน์กันยกใหญ่ เพื่อมาเอื้ออำนวยให้งานเดินได้ไม่สะดุด ซึ่งเครื่องมือที่มาช่วยงานก็มีอยู่มากมาย เช่น ระบบเช็คชื่อ, ระบบบริหารจัดการงาน, ระบบประชุมงาน ไปจนถึง “ระบบจัดการเเละเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์” ซึ่งระบบหลังนี้น่าปวดหัวสุด เพราะเกี่ยวข้องโดยตรงกับการอนุมัติทั้งงาน เงิน เเละไปมีผลกับองค์กรอื่นด้วย หากเอกสารนั้นต้องส่งไปให้องค์กรภายนอกอีก
เนื่องจากความซับซ้อนที่ว่า จึงทำให้มีตัวเลือกเต็มไปหมด บุคคลที่ต้องหาระบบมาเสนอนายจึงปวดหัวกันไป เพราะต้องนั่งเทียบเจ้านู้นทีเจ้านี้ที เเละสุดท้ายก็เลือกไม่ถูกว่า
"แบบไหนที่ คุ้ม ดี เเละตรงกับการใช้งานองค์กรคุณ ในยุคโควิดมากที่สุด"
CODIUM ผู้ให้บริการ e-Memo ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ให้กับลูกค้ากว่า 40 เจ้าในไทย จึงช่วยลูกค้าตัดสินใจเลือกเเพ็กเกจการใช้งานระบบให้ง่ายขึ้นโดย
"ตอบเรามาเเค่ 3 คำถาม เเล้วคุณจะสามารถเลือกแพ็กเกจที่ใช่ ให้กับองค์กรคุณได้ทันที!"
Q1. คุณจะนำระบบมาใช้กับเอกสารอะไรเป็นหลัก?
มาคำถามเเรกก็อาจจะงงกันว่า ระบบอนุมัติเอกสารมันก็น่าจะอนุมัติเอกสารได้เหมือนกันหมดทุกประเภท ซึ่งจริงไหม จริง! เเต่ทุกอย่างเปลี่ยนไปเมื่อ ETDA กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ได้ออก มาตรฐานเเนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ให้กับหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ในการเลือกใช้วิธีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้เหมาะสมกับการทำธุรกรรมออนไลน์
จากนั้น “ประเภทหรือความสำคัญของเอกสารที่ทำบนออนไลน์” จึงมีผลเกี่ยวข้องกับ “วิธีการลงลายมือชื่อ” ยิ่งเอกสารที่จะลงลายมือชื่อสำคัญเเค่ไหน ยิ่งควรใช้ลายมือชื่อที่น่าเชื่อถือมากขึ้น เพราะจะมีผลต่อการพิจารณาเชิงกฎหมายในศาล
CODIUM จึงเเบ่งประเภทเอกสารออกเป็น 2 อย่างหลัก ดังนี้
- เอกสารที่อนุมัติกันภายในองค์กร เช่น การขออนุมัติทั่วไป, การขอเบิกของภายในบริษัท, ใบขอลางาน เป็นต้น
- เอกสารที่ส่งให้ภายนอกองค์กร เเละสัญญาคู่ค้า เช่น ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อสินค้า, ใบกำกับภาษี, สัญญาคู่ค้า เป็นต้น
ดังนั้นคำถาามจั่วหัวสำคัญของเรื่องนี้จึงเป็น “คุณจะเอาระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ไปใช้กับเอกสารใดเป็นหลัก?”
Q2. องค์กรคุณมีวิธีการสร้างเอกสารขออนุมัติงานอย่างไร?
เราเจอลูกค้ามาหลายรูปแบบ ทั้งสร้างเอกสารผ่านการปริ้นเเบบฟอร์มออกมาเเล้วนำมาเขียนข้อความบนกระดาษอีกที หรือพิมพ์ทุกอย่างบน Microsoft Word ให้เสร็จเเล้วปริ้นออกมาใส่เเฟ้มส่งให้นายเซ็น
เดิมทีการสร้างเอกสารทั้งสองเเบบดังกล่าว ดูจะไม่ได้ติดปัญหาอะไร จนกระทั่งเมื่อต้องทำงานไกลกัน เเล้วไม่สามารถเดินส่งแฟ้มเอกสารไปให้นายเซ็นได้ จึงต้องสร้างเเละส่งเอกสารผ่านออนไลน์แบบครบจบถึงจะตอบโจทย์การทำงานอย่างเเท้จริง ซึ่งวิธีที่เราใช้สร้างเอกสารมีอยู่ 2 วิธี ดังนี้
1.อัปโหลดเอกสารเข้าระบบ พร้อมกดส่งให้นายอนุมัติทันที
วิธีนี้เหมาะกับองค์กรที่สร้างเอกสารผ่านโปรแกรม Microsoft Word อยู่เเล้ว เพียงเเต่เปลี่ยนจากที่ปริ้นเป็นกระดาษ มาเป็นบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF เเล้วอัปโหลดเข้าระบบ e-Memo เเทน จากนั้นคุณจะสามารถกำหนดตำแหน่งลายเซ็น, วันที่, เลขที่เอกสาร, เเละรายละเอียดต่างๆบนเอกสาร พร้อมกดส่งให้นายอนุมัติงานได้ทันที เอกสารจะถูกส่งไปให้นายคุณ ผ่านการแจ้งเตือนในไลน์เเละอีเมล
2. สร้างเอกสารบนระบบโดยตรง ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน
บางองค์กรไม่สะดวกที่ต้องสร้างเอกสารบน Microsoft Word เเล้วเอามาอัปโหลดเข้าระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์อีกที ระบบ e-Memo จึงมีฟังก์ชั่นการสร้างเอกสารจากระบบโดยตรง เพียงคุณแค่เลือกประเภทเอกสารที่จะสร้าง ซึ่งมีให้เลือกถึง 3 แบบ ได้แก่ ใบอนุมัติงานภายใน, ใบอนุมัติงานภายนอก, เเละใบสั้งซื้อ จากนั้นกรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ ระบบจะสร้างเอกสารออกมาตามแบบฟอร์มมาตรฐานที่กำหนด พร้อมกดส่งให้นายอนุมัติงานได้ทันที
Q3 งบที่มีเเละความเร็วที่อยากใช้งานระบบ?
เเน่นอนว่ายิ่งต้องการให้ระบบทำได้หลายอย่าง ปรับเปลี่ยนได้หมดตามที่องค์กรต้องการ ย่อมตามมาซึ่งราคาที่สูง เเละระยะเวลาในการทำ องค์กรจึงต้องชั่งน้ำหนักถึงฟังก์ชั่นระบบที่มีให้ กับราคาเเละความเร็วที่รับได้
โดยส่วนใหญ่ CODIUM จะเเนะนำให้ลูกค้าเริ่มใช้งานกับฟังก์ชั่นเบื้องต้นที่จำเป็นก่อน เเล้วค่อยต่อยอดระบบในส่วนเพิ่มเติมอีกที ซึ่งจากการที่เราให้บริการ e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ กับลูกค้ามากว่า 40 เจ้า สามารถเเบ่งเเพ็กเกจที่ลูกค้าใช้งานมากสุดได้เป็น 2 แพ็กเกจ
e-Memo Standard: เหมาะกับองค์กรที่ใช้ระบบในการอนุมัติเป็นเอกสารภายในองค์กรเป็นหลัก เน้นที่การอัปโหลดเอกสารเข้าระบบ เเละกดส่งให้ผู้อนุมัติงานทันที ราคาเเค่หลักหมื่น พร้อมขึ้นระบบได้เร็ว
e-Memo Digital: สำหรับองค์กรที่อนุมัติเอกสารทั้งภายในเเละนอกองค์กร ต้องการลายมือชื่อที่ถือเชื่อถือได้สูง ตามกำหนดกฎหมายมาตรา 26,28
รีบปรับการทำงานองค์กรให้ทำงานไกลกันได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้น หันมาใช้ e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ติดต่อตอนนี้ เซ็นงานออนไลน์ได้ทันที สามารถเข้าไปดูรายละเอียด หรือ ติดต่อลองใช้ระบบฟรี! ได้ที่
Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-932-6560 (ฝ่ายขาย)
Mail: [email protected]
You may also like
Data Encryption แบบง่ายๆที่บุคลากรทุกคนควรเข้าใจ
ก.ย. 25, 2024•อ่านเมื่อ 1 นาทีที่แล้ว
PDPA
Tech & Legal
Digital Transformation
อัปเดตกฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ล่าสุด 2023 พร้อมสรุป e-Signature มาตราไหนใช่สำหรับค...
ก.ย. 25, 2024•อ่านเมื่อ 2 วันที่แล้ว
Tech & Legal
e-signature
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิ...
ก.ย. 25, 2024•อ่านเมื่อ 2 ชั่วโมงที่แล้ว
Document Management System
Digital Transformation
e-signature ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่กฎหมายยอมรับ กับการใช้งานระบบจริง
ก.ย. 25, 2024•อ่านเมื่อ 1 นาทีที่แล้ว
Tech & Legal
Document Management System
e-signature
