ระบบ e-Tax Invoice & Receipt หรือ e-Tax อธิบายโดยสังเขป คือ ระบบนำส่งใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้าหรือสรรพากรเเทนรูปแบบกระดาษ ทางกรมสรรพากรเล็งเห็นว่าการเปลี่ยนมานำส่งเอกสารในรูปแบบนี้สะดวกกับทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้องมากกว่า เมื่อเทียบกับการทำงานเเบบดังเดิม จึงมีการผลักดันค่อนข้างสูงให้ภาคธุรกิจเปลี่ยนมานำส่งใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ถึงตรงนี้หลายคนคงอยากจะเข้าใจก่อนว่ามันดีกว่าการทำงานเเบบกระดาษขนาดไหน ลองมาดูกัน
การทำงานเเบบเดิม...เป็นอย่างไร ?
ขอเรียกการทำงานเเบบเดิมว่า “การทำงานเเบบกระดาษ” ขบวนการทุกอย่างเกิดขึ้นจากการดำเนินไปของกระดาษกับคนเป็นหลัก ซึ่งขั้นตอนทำงานที่นักบัญชีทุกคนคุ้นชินกันเป็นดังนี้
1. พิมพ์ใบกำกับภาษีออกมาจากระบบ
2. นำส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าผ่าน messenger
3. จัดทำรายงานใบกำกับภาษีไว้ในเเต่ละเดือน
4. หาที่จัดเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐาน
จากขั้นตอนการทำงานเเบบเดิม จะเห็นได้ว่าค่อนข้างที่จะเสีย “เวลา” ในการทำเเต่ละขั้นตอนเเละต้องไปขึ้นอยู่กับ ”คน” ค่อนข้างมาก จึงเป็นที่มาให้หลายองค์กรหันมาใช้ระบบในการนำส่งเอกสารเเบบออนไลน์
ขั้นตอนการนำส่งใบกำกับภาษีเเบบกระดาษ
การทำงานในยุคใหม่...นำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
การทำงานเเบบใหม่จะเป็น “การทำงานบนระบบ” กล่าวคือทุกอย่างเกิดขึ้นบนอิเล็กทรอนิกส์ ที่ข้อมูลเชื่อมต่อถึงกันหมด ทำให้การทำงานง่ายกว่า เร็วกว่า เเละถูกกว่า โดยที่นักบัญชีเเค่เข้ามาตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารต่างๆบนระบบ จากนั้นระบบจะทำการส่งเอกสารไปให้สรรพากรเเละลูกค้าอัตโนมัติ รวมถึงจัดทำรายงานเเละเก็บเอกสารไว้ให้ ถ้าพูดเเบบนี้อาจจะไม่เห็นภาพ ลองไปดูกันว่าระบบ e-Tax มีการทำงานอย่างไร...
ขั้นตอนการนำส่งใบกำกับภาษีเเบบอิเล็กทรอนิกส์
การทำงานของระบบ e-Tax ช่วยนักบัญชีทำงานง่ายขึ้น
อัปโหลดเอกสารเข้าระบบ พร้อมแปลงไฟล์ให้ทันที
จากเดิมที่นักบัญชีต้องคอยเเปลงไฟล์จาก CSV เป็น PDF เพื่อส่งไปให้ลูกค้า หรือจาก CSV เป็น XML เพื่อจัดแบบฟอร์มให้ตรงตามที่กรมสรรพากรกำหนด เเล้วถึงจะปริ้นเอกสารเหล่านั้นเป็นกระดาษออกมาเพื่อนำส่ง นักบัญชีไม่ต้องทำขั้นตอนที่ยุ่งยากแบบเดิมอีกต่อไป ให้ระบบทำให้เเทนเเบบอัตโนมัติ โดยอันดับเเรกต้องอัปโหลดเอกสารเข้าระบบ e-Tax ก่อน
การอัปโหลดเอกสารเข้าระบบทำได้ 2 วิธี
วิธีที่ 1 อัปโหลดเอกสารเข้าระบบด้วยตัวเอง อัปโหลดได้หมด ทั้งเอกสารใบกำกับภาษี (Tax Invoice), ใบเเจ้งหนี้ (Invoice), ใบเสร็จรับเงิน (Reciept), ใบเพิ่มลดหนี้ (Credit/Debit Note) โดยต้องอัปโหลดมาในนามสกุลไฟล์ CSV
อัปโหลดเอกสารเข้าระบบด้วยตัวเอง
วิธีที่ 2 นำเอกสารเข้าระบบอัตโนมัติ วิธีนี้นักบัญชีจะไม่ต้องอัปโหลดเอกสารเองทีละเอกสาร ระบบจะไปต่อเข้ากับระบบบัญชี หรือ ERP ขององค์กรเเละดึงข้อมูลเอกสารมาไว้ที่ระบบ e-Tax ให้อัตโนมัติ โดยเชื่อมต่อผ่านวิธี API (Application Programming Interface) หรือ SFTP (Secure File Transfer Protocol) ซึ่ง CODIUM สามารถเชื่อมต่อระบบให้ได้หลากหลายรูปแบบที่องค์กรใช้งานอยู่ ได้แก่ SAP, Oracle, Express, Mac-5 เเละอื่นๆ
จัดแปลงไฟล์เอกสารให้อัตโนมัติ พร้อมความปลอดภัย
เมื่อเอกสารถูกอัปโหลดเข้ามาในระบบเเล้ว ระบบจะทำการเเปลงไฟล์ CSV ให้เป็น PDF เเละ XML ให้แบบอัตโนมัติ เเละนำไฟล์ที่เเปลงส่งไปทำ Digital Certificate ซึ่งเป็นกระบวนการที่เราส่งเอกสารไปให้องค์กรที่จะทำการรับรองว่าเอกสารดังกล่าวเป็นของจริง โดยเขาจะทำการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) เเละมีการประทับรับรองเวลา (Timestamp) ของเอกสารที่ออก เพื่อความปลอดภัยและเป็นมาตรฐานสากลตามข้อกำหนดของกฎหมาย
หลังจากที่ทำ Digital Certificate เสร็จ เราจะสามารถตรวจเช็คว่าเอกสารฉบับนี้ได้รับการรับรองความถูกต้องเเละปลอดภัย ได้จากการเปิดเอกสารผ่านโปรแกรม Adobe Reader ซึ่งเป็นโปรแกรมฟรี เเล้วจะเห็นหลักฐานอยู่ 2 อย่าง ที่บอกว่าเอกสารถูกรับรองเเล้ว
1. เอกสารได้รับการรับรองลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) โดยจะมีประโยคนี้ปรากฎ “Signed and all signatures are valid” นั้นหมายถึงเอกสารนี้ถูกออกโดยองค์กรของเราจริง ทำให้ลูกค้าผู้รับเอกสารฉบับนี้ไป มั่นใจได้ว่าออกมาจากองค์กรของเราหรือผู้ขายจริง
เอกสารได้รับรองลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
2. ประทับรัอบรองเวลาออกเอกสาร (Timestamp) โดยที่ท้ายเอกสารจะมีวันเวลาที่ออกเอกสารระบุไว้ให้ชัดเจน หากเอกสารที่ถูกออกมีการปลอมแปลงหลังจากที่ทำการออกเอกสารไป จะถือว่าเอกสารมีการเปลี่ยนเเปลง เอกสารนั้นจะใช้ไม่ได้ทันที
ประทับรัอบรองเวลาออกเอกสาร (Timestamp)
เเละในกรณีที่มีการปลอมแปลงลายเซ็นขององค์กร Adobe Reader จะขึ้นให้ทันทีว่า “At least one signature is invalid” นั้นคือมีลายเซ็นใดลายเซ็นหนึ่งไม่ถูกต้องหรือไม่ได้มาจากองค์กรนี้จริง
เอกสารไม่ได้รับรองลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
ส่งเอกสารถึงลูกค้าผ่านอีเมล(E-mail) หรือข้อความ(SMS) ได้อย่างรวดเร็ว
เอกสารที่ถูกได้รับการรับรองความปลอดภัยเเล้วก็สามารถนำส่งถึงลูกค้าได้ ซึ่งจากเดิมที่ต้องส่งผ่าน messenger ไม่ต้องอีกเเล้ว เมื่อองค์กรสามารถส่งเอกสารถึงลูกค้าผ่านอีเมลหรือข้อความได้ เป็นการทำงานที่สะดวกต่อนักบัญชียิ่ง เเละลดค่าใช้จ่ายให้องค์กรไปได้มาก โดยนักบัญชีสามารถเลือกวิธีการส่งเอกสารถึงลูกค้าผ่านอีเมลได้ถึง 2 วิธี
วิธีที่ 1 ส่งเอกสารหาลูกค้าด้วยตนเอง สามารถเลือกเอกสารที่จะทำการส่งให้ลูกค้า พร้อมกรอกอีเมลลูกค้าที่จะส่งถึงได้ทันที นอกจากนี้นักบัญชียังสามารถกลับมาส่งเอกสารถึงลูกค้าใหม่อีกกี่ครั้งเมื่อไหร่ก็ได้
ส่งใบกำกับภาษีถึงลูกค้าผ่านอีเมล
วิธีที่ 2 ระบบส่งเอกสารให้เเบบอัตโนมัติ ไม่ต้องห่วงว่าหากให้ระบบนำส่งเอกสารแบบวิธีนี้ จะมีการส่งตกหล่น นักบัญชีสามารถเข้ามาเช็ครายละเอียดการส่งผ่านตัวระบบได้เลย ระบบจะขึ้นให้หมดถึงจำนวนอีเมลที่ส่งสำเร็จเเละไม่สำเร็จ เอกสารใดถูกส่งไปหาลูกค้าไหนบ้าง ในกรณีที่ส่งไม่สำเร็จระบบจะทำการส่งให้ใหม่อีกครั้งเเบบอัตโนมัติเช่นกัน
สรุปยอดการส่งอีเมลถึงลูกค้าของระบบ (Email Dashboard)
บริการส่งใบกำกับภาษีถึงสรรพากรให้อัตโนมัติ (Service Provider)
นอกจากองค์กรต้องส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าเเล้ว ยังต้องส่งใบกำกับภาษีให้สรรพากรเช่นกัน หลังจากที่ระบบได้รับไฟล์ XML ที่มีการทำ Digital Certificate มาเเล้ว ถึงขั้นตอนที่พร้อมส่งให้กรมสรรพากรอย่างถูกต้อง ซึ่งในขั้นตอนนี้ก็คล้ายกับการส่งเอกสารถึงลูกค้า นั้นคือ มีให้เลือกอยู่ 2 วิธี
วิธีที่ 1 นำส่งสรรพากรด้วยตนเอง นักบัญชีสามารถเลือกไฟล์ XML ที่จะนำส่ง พร้อมดาวน์โหลดได้เลย
ดาวน์โหลดไฟล์ XML เพื่อนำส่งสรรพากรด้วยตนเอง
วิธีที่ 2 ระบบบริการส่งใบกำกับภาษีถึงสรรพากรให้อัตโนมัติ (Service Provider) นักบัญชีสามารถเข้ามาตรวจสอบสถานะการส่งเอกสารได้ตลอด มีรายละเอียดบอกไว้ทั้งหมด ทั้งสถานะการส่ง จำนวนที่ส่ง
ระบบบริการส่งใบกำกับภาษีถึงสรรพากรให้อัตโนมัติ (Service Provider)
จัดทำรายงานสรุปผล พร้อมแสดงกราฟต่างๆ นำไปใช้ต่อได้ง่ายขึ้น
เรามีการรวบรวมเอกสารไว้ให้เสร็จสรรพ ทั้งเเบบแยกไฟล์ตามเเต่ละเอกสารหรือรวมเอกสารไว้ให้ในไฟล์เดียว เพื่อให้สะดวกต่อนักบัญชีในการดาวน์โหลดออกมาเพื่อนำมาใช้งานต่อได้อย่างสะดวก
ระบบจัดทำรายงานภาษีขายไว้ให้ตามช่วงเวลา
รวมถึงจัดทำกราฟสรุปภาพรวมจำนวนเอกสารที่ได้ทำการ Digital Certificate ไปทั้งหมด โดยเเบ่งเป็นรายเดือนเเละแยกประเภทเอกสารให้อีกด้วย เพื่อให้เห็นถึงภาพรวมของธุรกิจและสามารถนำไปวิเคราะห์ข้อมูลต่อได้
สรุปจำนวนเอกสารที่ได้ทำการ Digital Cernificate ตามเดือนเเละประเภทเอกสาร
สรุปการนำส่งใบกำกับภาษีผ่านระบบ e-Tax ดีกว่าเเบบกระดาษอย่างไร ?
เมื่อเทคโนโลยีเป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญทำให้องค์กรเดินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น การทำงานเเบบกระดาษที่ไม่ตอบโจทย์จึงเริ่มหมดไปเเละโดนเเทนที่ด้วยเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์กว่า ซึ่งระบบ e-Tax เป็นหนึ่งในตัวอย่างที่ดี ทำให้เห็นชัดว่าองค์กรสามารถนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย อย่างเช่นในงานด้านบัญชีได้อย่างไร ตามที่ทุกคนได้เห็นการทำงานกันไปด้านบน เราจึงขอมาสรุปเเบบจับใจความเข้าใจง่ายๆว่าองค์กรเเละผู้ทำงานได้ประโยชน์จากระบบ e-Tax กันอย่างไรใน “4 ลด“
ประโยชน์ของการนำส่งใบกำกับภาษีด้วยระบบ e-Tax เเทนการนำส่งแบบกระดาษ
ลดค่าใช้จ่าย จากการนำส่งเอกสารต่างๆถึงลูกค้า ไม่ต้องเสียค่าปริ้นกระดาษ ค่าขนส่งเอกสาร เเละค่าพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไปได้มาก
ลดงาน ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน กรอกหรือส่งข้อมุลจากระบบหนึ่งเข้าอีกระบบหนึ่ง ที่อาจจะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายด้วย Human Error ให้ระบบจัดการเชื่อมต่อข้อมูล ส่งเอกสารให้แบบอัตโนมัติ
ลดเวลา ของทั้งนักบัญชีองค์กรเเละเจ้าหน้าที่กรมสรรพากร ตรวจสอบเอกสารได้ง่าย เรียกดูเอกสารย้อนหลังได้ทุกเมื่อสะดวกผ่านระบบ พร้อมจัดทำรายงานสรุปเอกสารต่างๆให้เสร็จสรรพ
ลดความเสี่ยง ปลอดภัยมากกว่า ลดปัญหาการปลอมแปลงเอกสาร เพราะทุกเอกสารต้องผ่านการทำ Digital Certificate หมด เเละหมดปัญหาเอกสารสูยหาย จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบในรูปแบบอิเล็กทอนิกส์ไว้บน Cloud
ในอนาคตอันใกล้ธุรกิจเเละองค์กรต่างๆคงเปลี่ยนมานำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้กับกรมสรรพากรเทนกระดาษกันอย่างทั่วถึงมากขึ้นไปอีก เนื่องจากกรมสรรพากรเริ่มผลักดันเเละจะบังคับให้องค์กรใช้มากขึ้นเรื่อยๆ จึงเป็นการดีที่ในวันนี้หลายองค์กรหันมาปรับตัวใช้ระบบ
e-Tax Invoice & Receipt กันเเล้วตั้งเเต่เนิ่นๆ
ตัวอย่างลูกค้าที่ใช้ระบบ e-Tax กับทาง CODIUM
