Share this
งานเบาขึ้น ให้ HR Bot ช่วยงานในช่วง Work from Home
Issues
June
Bot
Categories:
#Digital Transformation#Bot
Inspired by: Siwanad, Chiratchaya, Peerachai, Tanapon
Views
เมื่อต้อง Work from Home แผนกที่ได้รับผลกระทบอย่างมากคงหนีไม่พ้นฝ่ายบุคคลหรือ HR ที่ต้องคอยจัดการเรื่องสารทุกข์สุขดิบของคนในองค์กร อย่างการเช็คชื่อเข้าออกงาน (check attendance) หรือการขอลางานในโอกาสต่างๆ (leave) ซึ่งผลกระทบจากการทำงานไกลกันทำให้งานของ HR ลำบากขึ้นเป็นสองเท่า ดังนั้น สิ่งสำคัญคือ เราจะทำอย่างไรให้ HR ทำงานง่ายเหมือนที่เคย
หลายองค์กรหาวิธีแก้ไขโดยการใช้เเอปพลิคชั่นการจัดการบุคคล (HR Application) เข้ามาช่วย เเต่สิ่งที่เกิดขึ้นคือ...
- ยุ่งยากในการโหลดเเอปลงบนเครื่องเพื่อเข้าใช้งาน
- ไม่ครอบคลุมการทำงาน หากลืมเช็ค ระบบจะบันทึกว่ามาสายหรือไม่ได้มาทำงาน
- เกิดการทำงานซ้ำซ้อน เเม้จะมีเเอปเเต่ยังคงต้องเเจ้งหัวหน้างานผ่านช่องทางอื่นอีกที เช่น กดลาในเเอปเเละต้องใส่ในปฏิทินของทีมว่าลาเพื่อให้คนที่เกี่ยวข้องรับทราบ
ทั้งหมดทั้งมวลจับใจความได้ว่า ต้นตอของเรื่อง (Key Problem) เกิดจากเครื่องมือที่นำมาใช้ไม่ได้สอดคล้องกับการทำงานของคนทำงานจริง ทำให้ไม่เกิดการใช้งานที่มีประสิทธิภาพมากพอ
ด้วยความที่ CODIUM ช่วยทำ Digital Solution ให้กับหลากหลายองค์กร จึงเล็งเห็นปัญหาในจุดนี้ดี เราจึงเริ่มคิดค้น Solution เเละนำมาประยุกต์ใช้กับองค์กรตัวเองจริง เเละนี้คือต้นกำเนิดของผลผลิต Bot ตัวใหม่ที่เรียกว่าHR Bot
HR Bot ผู้ช่วยที่ทำให้การทำงานของ HR ง่ายขึ้น
HR Bot คืออะไร ?
HRbot คือ Bot ที่เป็นผู้ช่วยของ HR ทำหน้าที่เเบ่งเบางานต่างๆโดยเฉพาะของแผนก HR เช่น การเช็คชื่อเข้าออกงาน การจัดการวันลาของพนักงาน เเละการรายงานผลให้กับฝ่ายต่างๆทราบ ซึ่งทางเราได้นำ Bot ไปเชื่อมต่อ (plug in) เข้ากับเครื่องมือที่พนักงานใช้กันอยู่เป็นประจำ เพื่อเเทรกซึมเข้าไปอยู่ในชีวิตประจำวันของพนักงานได้โดยอัตโนมัติ
โดย CODIUM เราใช้เครื่องมืออยู่ 2 อย่างในการทำงานเป็นหลัก นั้นคือ Google Chat เพื่อใช้สื่อสารกันในองค์กร เเละ Google Calendar เพื่อใช้นัดประชุมงาน เราจึงประยุกต์คิดต่อยอดสร้าง Bot จากสองเครื่องมือนี้
การทำเช่นนี้เป็นการทำครั้งเดียว ตอบโจทย์ได้ถึงสองต่อ! ต่อเเรกผู้ใช้งานจะสามารถทำงานในเเพลตฟอร์มเดิมที่ตัวเองใช้งานอยู่ เเละต่อที่สองเป็นการอำนวยความสะดวก HR ที่ดูเเลพนักงานในองค์กรได้อย่างทั่วถึงเเละง่ายกว่าเดิม
HR Bot เข้ามาช่วยการทำงานได้อย่างไร ?
เช็คชื่อได้เร็วเเละฉับไว (attendance check)
ฟังก์ชันหนึ่งของงาน HR เเน่นอนว่า คือ การเช็คชื่อคนเข้าเเละออกงาน จากเดิมที่เราใช้คนในการเรียกเช็คชื่อผ่านการนัดประชุมออนไลน์ หรือมีการตอกบัตรกระดาษเข้าทำงาน วิธีการเหล่านี้จะหมดไป ไม่ต้องยุ่งยากแบบนั้นอีก เมื่อใช้ Bot เข้ามาช่วย พนักงานสามารถเช็คชื่อได้ง่ายใน Google Chat ที่ทุกคนใช้เพื่อสื่อสารภายในองค์กรอยู่เเล้ว จะมีวิธีการอย่างไร แบบไหน ขอตอบเป็นขั้นตอนการทำงานให้เห็นภาพ ดังนี้...
เช็คชื่อเข้าออกงาน (check in - check out)
- เช็คชื่อในคลิกเดียว การเช็คชื่อก็ทำได้ง่ายภายในห้องเเชทเดิม เพียงกดไปที่ปุ่ม “Check-in” ชื่อของคุณจะปรากฎทันทีว่าได้ทำการเช็คชื่อเเล้วในเวลากี่โมง เท่ากับการเช็คชื่อเป็นอันเสร็จสิ้นพร้อมเริ่มทำงาน เเละเนื่องด้วยเราทำการเช็คชื่อใน Google Chat ทำให้สะดวกต่อพนักงานต่อการเปลี่ยนไปห้องเเชทอื่นเพื่อทำงานต่อได้ทันที จะเห็นว่าวิธีนี้ง่ายทั้งกับพนักงาน เเละประหยัดเวลา HR หรือหัวหน้าทีมในการเช็คชื่อช่วง Work from Home
- เตือนให้เช็คชื่อ เชื่อว่าทุกคนเป็นหมดในการ ลืม! ลืมว่าจะต้องเช็คชื่อเข้าหรือออกงานในทุกครั้งทุกวัน จบกับความหลงลืมนั้นเมื่อเจ้า HRbot จะเตือนความจำให้ โดยการแจ้งเตือนในกลุ่มเเชท เเท๊กทุกคนในห้องเเชทพร้อมข้อความที่บอกว่า “Please don’t forget to check-in” ทุกวันในเวลาเริ่มเเละออกจากงาน
- สรุปผลให้ครบจบ ตามมาด้วยการรายงานผลให้ทันที ไม่ต้องคอยถาม HR ทุกคนสามารถเข้ามาดูได้หมดว่า เช็คชื่อเข้างานตอนกี่โมง (check-in time), เช็คชื่อออกงานตอนกี่โมง (check-out time), ทำงานเป็นเวลากี่ชั่วโมงต่อวัน (duration working time), เเละมีใครลาในวันนั้น (leave people), ใครไม่ได้กดเช็คชื่อ (missing check) ซึ่งทาง CODIUM มีมาตราการว่า หากใครไม่เช็คชื่อเกิน 3 ครั้ง จะทำการปรับลดวันลาแบบอัตโนมัติ (leave reduction)
การมีข้อมูลที่สามารถเห็นผลรายงานได้ทันที (Data-driven) เป็นประโยชน์อย่างมากกับคนทั้งองค์กร เช่น หากเรามีงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับคนที่ลาจะได้ทราบไว้เเละจัดการงานถูก หรือ HR เเละหัวหน้าทีม สามารถนำข้อมูลไปต่อยอดทำกลยุทธ์เเละพัฒนาทีมได้ เช่น ถ้าข้อมูลโชว์ว่าคนที่ทำงานล่วงเวลาส่วนมากมาจากแผนก A ในช่วงเดือน B เเสดงว่างานในเเผนก A อาจจะหนักไปในช่วงเวลาดังกล่าว หัวหน้าทีมจะได้คิดหาดูเเลลูกทีมได้ดีขึ้น
ไปลามาไหว้สะดวก (leave request)
การลาของพนักงานเกิดขึ้นอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็น ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน...สารพัดลา ซึ่งการลางานย่อมเกี่ยวข้องกับวันเวลาที่จะลา คนที่อนุมัติ เเละการเเจ้งให้ทราบถึงบุคคลที่เกี่ยวข้อง จะเห็นว่าตัวแปรที่เข้ามาเกี่ยวข้องมีความคล้ายคลึงกับการใช้ Google Calendar ในการนัดประชุมงาน ที่ต้องมีวันเวลาเเละคนที่เข้าร่วมประชุม ถือเป็นความประจวบเหมาะที่ลงตัว เนื่องด้วยทาง CODIUM ใช้ Google Calendar เป็นส่วนหนึ่งในการทำงาน ทำให้ผู้ใช้งานคุ้นชินกับเครื่องมือ ดังนั้นจึงเป็นนิมิตหมายอันดีในการใช้ Google Calendar ทำการลางานต่างๆ จะทำอย่างไร มาดูกัน...
- เช็คโควต้าวันลาได้เสมอ ก่อนจะลาเเน่นอนต้องเช็คก่อนว่ามีโควต้าเหลือไหม? สามารถเช็คได้ด้วยตัวเองง่ายๆ โดยการเเชทกับเพื่อน HRbot พิมพ์ไปว่า “check leave” ระบบจะขึ้นมาทันทีว่าเราเหลือวันลาในเเต่ละประเภทจำนวนกี่วัน กี่ชั่วโมง กี่นาที เท่านี้ก็วางแผนการลางานได้อย่างสบาย
เช็คจำนวนวันลา (check remaining leave)
- ขอลางานง่ายผ่านปฏิทิน ไม่ต้องเเจ้งลางานซ้ำซ้อนอีกต่อไป ที่เเต่ก่อนต้องทั้งกดลาผ่านแอป, เเจ้ง HR, เเละต้องบอกหัวหน้างานอีกที ตอนนี้สามารถขอลางานได้ครบจบผ่าน Google Calendar ในเครื่องมือเดียว
Step 1 เปิด Google Calendar กดเลือกที่ปฏิทิน CODIUM Leaves
Step 2 เขียนชื่อตัวเองเเละประเภทวันลา ในช่อง Event
Step 3 เลือกวันเเละเวลาที่จะลา
Step 4 ใส่บุคคลที่ต้องทำการอนุมัติ เช่น HR เเละหัวหน้างงาน
Step 5 กดบันทึก เป็นอันเสร็จสิ้นการขอลางาน
ขอลางานผ่านปฏิทิน (leave request)
เเล้วถ้า...ลืมใส่บุคคลที่สำคัญคนใดคนหนึ่งไปอย่าง HR หรือหัวหน้างาน จะทำอย่างไร? ไม่ต้องห่วง เพราะ HRbot จะเด้งเเจ้งเตือนเข้ามาใน Google Chat ของเราโดยตรง พร้อมบอกว่าการขอลาไม่ผ่านที่จุดไหน จะต้องแก้ไขหรือใส่อะไรเพิ่ม เพื่อให้การขอลาสำเร็จเสร็จสิ้นไปด้วยดี
เเจ้งเตือนความผิดพลาดในการขอลางาน (leave request error)
- หัวหน้าอนุมัติการลาได้ทันที ไม่เพียงเเต่คนลาจะขอลางานได้ง่าย เเต่ผู้อนุมัติอย่างหัวหน้าก็สะดวกเช่นกัน ทันทีที่มีคนขอลางานระบบจะส่งเรื่องมาที่อีเมล (Gmail) เเละปฏิทิน (Google Calendar) ของผู้อนุมัติโดยตรง ผู้อนุมัติสามารถกด Yes or No เพื่อเป็นการอนุมัติหรือปฏิเสธการลาได้อย่างง่ายดาย
อนุมัติการลาได้งานผ่านอีเมล (leave approval)
- เเจ้งเตือนผลการลาให้ถึงที่ เมื่อผู้อนุมัติทำการอนุมัติครบหมดทุกคน HRbot จะเเชทถึงคนขอลาให้อัตโนมัติว่า การขอลาตามวันเเละเวลาดังกล่าวได้ถูกอนุมัติเรียบร้อย สะดวกต่อผู้ขอลาไม่ต้องคอยเปิดเเอปเพื่อเช็คสถานะการลาอีกต่อไป
แจ้งเตือนผลการขอลางานผ่าน Chatbot (leave notification)
รายงานทุกความเคลื่อนไหวส่งตรงถึงนาย
ในทุกวัน HRbot จะส่งผลสรุปยอดตัวเลขต่างๆให้กับ HR เเละหัวหน้าทีมแบบอัตโนมัติ เป็นการรายงานความเคลื่อนไหวทั้งหมดไม่ว่าจะเป็น จำนวนคนที่เช็คชื่อเข้าออกงาน จำนวนคนเช็คชื่อเข้างานสาย คนที่ไม่ได้ทำการเช็คชื่อ รวมถึงรายชื่อคนที่ลางาน ซึ่งข้อมูลในส่วนนี้เป็นประโยชน์ต่อ HR เเละหัวหน้าทีมอย่างมาก เพราะเราจะสามารถรู้ได้เลยว่าบุคคลไหนขาดลามาสายบ่อยๆในช่วงเวลาไหน จะได้ดูเเลจัดการถูกว่าจะดำเนินการอย่างไร หรืออาจจะเอาข้อมูลมาวิเคราะห์ว่าในช่วงเวลาไหนคนลาเยอะ อาจจะเป็นสัญญาณที่ไม่ดีว่างานในช่วงนั้นหนักไปทำให้คนเหนื่อย HR จะได้วางกลยุทธ์หาวิธีการพัฒนาเป้นลำดับถัดไป
รายงานผลสรุปการเช็คชื่อในทุกวัน (attendance report)
การมาของสถานการณ์ Work from Home ไม่ได้มีเเต่ข้อเสีย ทำให้ฝ่าย HR ทำงานยาก ถ้าเราปรับตัวให้ถูก นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้เหมาะสม กลายเป็นว่าเรากลับได้ผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ตอบโจทย์การทำงานมากกว่าสิ่งเดิมที่ใช้อยู่ ดังจะเห็นได้ว่า HRbot สามารถเข้ามาช่วยการทำงานของแผนกบุคคลที่ต้องคอยดูเเลบุคลากรในองค์กรให้ได้อย่างทั่วถึงเป็นไปได้คล่องตัวชึ้น เเละยังได้ข้อมูล (Data-Insight Driven) มาวิเคราะห์ นำไปต่อยอดพัฒนากลยุทธ์ให้กับองค์ต่อไป ทั้งนี้ HRbot ไม่ได้ต้องใช้กับ Google Platform เท่านั้น ยังสามารถนำไปใช้กับเครื่องมือการสื่อสารอื่นได้ ไม่ว่าจะเป็น LINE, Microsoft Teams, Slack...ได้อีกด้วย หวังว่าองค์กรต่างๆจะได้ประโยชน์จากบทความนี้นำไปต่อยอดกับองค์กรต่อไป...
ขอเเอบเขียนบอกไว้ว่า HR Bot ยังมีภาคต่อ ทาง CODIUM เรามีแผนที่จะพัฒนาในอีกหลายอย่าง อาทิเช่น พนักงานสามารถกดดูประวัติการลางานได้ (leave request), การเช็คชื่อโดยจับว่าเช็คชื่อมาจากที่ไหน (location check-in), เเละอื่นๆ รอติดตามตอนต่อไปกันได้!
You may also like
Warning! เช็คให้ดี ช่องโหว่ในการบริหารเงินภายในบริษัท
เม.ย. 23, 2024•อ่านเมื่อ 2 ชั่วโมงที่แล้ว
Document Management System
Digital Transformation
Automated Process
ถึงเวลาก้าวหน้า! ผลักดันรัฐบาลด้วย “Digital ID”
เม.ย. 23, 2024•อ่านเมื่อ 25 นาทีที่แล้ว
Tech & Legal
Digital Transformation
E-Tax Solutions: #taxes2020 #taxes
เม.ย. 23, 2024•อ่านเมื่อ 4 วันที่แล้ว
e-Tax
Document Management System
Digital Transformation
ติดต่อราชการไม่ยากอีกต่อไป กับราชการ 4.0
เม.ย. 23, 2024•อ่านเมื่อ 2 วันที่แล้ว
Digital Transformation
