จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim

Issues

May

Digital Transformation

Categories:

#Document Management System#Digital Transformation

Inspired by: Siwanad

Views

จากบทความที่เเล้วได้มีการนำเสนอโซลูชั่น HR Bot ผู้ช่วยเหลืองาน HR ในเรื่องการเช็คชื่อเข้าออกงานเเละการขอลางาน ไหนๆเเล้วก็ขอมานำเสนอเครื่องมือที่จะช่วยงาน HR ให้สุด รอบนี้ไม่ได้ช่วยเเค่ HR เเต่ยังช่วยแผนกการเงินไปในตัวอีกด้วย ซึ่งประเด็นปัญหาที่เราจะแก้ครั้งนี้เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่เกี่ยวข้องกับพนักงานค่อนข้างเยอะ เเละเป็นที่น่าปวดหัวมาก นั้นคือเรื่อง “สวัสดิการพนักงาน”

เรื่องน่าปวดหัวของ “สวัสดิการพนักงาน” ที่ทุกภาคส่วนองค์กรต้องเจอ!

ในทุกๆองค์กรย่อมมีสวัสดิการให้พนักงาน ซึ่งสวัสดิการของเเต่ละพนักงานที่ได้นั้นมักจะมีความเเตกต่างกันออกไป เช่น เเผนกขายสามารถเบิกค่าเดินทางได้เป็นพิเศษ, จำนวนปีที่ทำงานที่มากจะสามารถเบิกได้มากกว่า, เเละอื่นๆ พอสิ่งที่ได้มีความหลากหลายความวุ่นวายจึงเกิดขึ้น วุ่นวายทั้งกับผู้ขอเบิกสวัสดิการเเละผู้จัดการอนุมัติการเบิก ลองมาดูว่าในเเต่ละคนว่าต้องเจอเรื่องน่าปวดหัวอย่างไรบ้าง

มุมมองเรื่องน่าปวดหัวของสวัสดิการพนักงาน

จากเดิมที่ เรื่องสวัสดิการพนักงานควรเป็นเรื่องที่พนักงานควรได้รับประโยชน์จากสิ่งที่องค์กรเสนอให้เพื่อดูเเลคนสำคัญขององค์กร กลับเป็นเรื่องน่าเสียดายที่กลายเป็นปัญหาวุ่นวายเเละดูจะไม่ได้ก่อเกิดคุณค่าให้พนักงานเท่าที่ควร เพราะการใช้งาน (Working Process) ที่ยุ่งยากไม่เอื้ออำนวยต่อการใช้งานจริง

จึงเป็นเหตุให้องค์กรทั้งหลายมาปรึกษา CODIUM พร้อมให้เราหาโซลูชั่นในการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยแก้ Pain Point ตรงนี้ของเขา เราจึงต่อยอดนำ ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (e-Memo) มาปรับใช้ต่อให้เข้ากับเรื่อง การเบิกสวัสดิการพนักงาน (e-Claim) เพราะทั้งสองอย่างมีเเก่นของปัญหาที่เหมือนกัน คือการที่พนักงานต้องการขออนุมัติอะไรสักอย่างกับทางบริษัทในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ดังจะอธิบายในเชิงลึกให้เห็นภาพว่าระบบ e-Claim เข้ามาช่วยการทำงานอย่างไรกันต่อไป

ระบบ e-Claim คืออะไร? เข้ามาช่วยอย่างไร?

ระบบ e-Claim คือ ระบบจัดการสวัสดิการพนักงานอย่างเต็มรูปแบบ (all-in-one system) ที่ครอบคลุมกระบวนการขออนุมัติสวัสดิการพนักงานไว้ทั้งหมด ตั้งเเต่...

การจัดการข้อมูลสวัสดิการพนักงานในที่เดียว (Quota Management)
การขอเบิกสวัสดิการทำได้ง่ายขึ้น (Claim Request)
การตรวจสอบเเละอนุมัติการเบิกได้ทันที (Claim Approval)
การเเสดงภาพรวมการขอเบิกสวัสดิการ (Claim Dashboard)
สรุปยอดรายงานการเบิกทั้งหมดไว้ให้ (Claim Report)

ซึ่งระบบถูกออกแบบมาอย่างดี รองรับให้ทำงานง่ายกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งผู้ขอเบิก ผู้จัดการสวัสดิการ เเละฝ่ายการเงิน ครอบคลุมการทำงานทุกขั้นตอน ข้อมูลเชื่อมถึงกันเเบบอัตโนมัติ ทุกคนทำงานใน Platform เดียว เพื่อให้เห็นภาพชัดๆว่า ระบบ e-Claim เข้ามาช่วยการทำงานอย่างไรได้จริง จะขอนำเสนอในเเต่ละขั้นตอนให้เห็นเลยว่าระบบใช้งานได้อย่างไร

การทำงานของระบบ e-Claim

จัดการสวัสดิการในที่เดียว (Quota Management)

HR หรือเเอดมินสามารถตั้งค่าข้อมูลสวัสดิการต่างๆได้เสร็จสรรพอย่างง่ายได้ผ่านระบบ โดยเข้าไปที่การจัดการข้อมูล e-Claim (e-Claim Master Data) เเละทำการเพิ่ม, ลด, แก้ไข, หรือลบข้อมูลได้ จัดการเรื่องข้อมูลสวัสดิการพนักงานไว้ทั้งหมด ครอบคลุมในที่เดียวไม่ว่าจะเป็น

ประเภทสวัสดิการของพนักงาน เช่น การจัดการโรค (Syptom), การจัดการสวัสดิการ (Welfare), เเละอื่นๆ
การจำกัดเเละตั้งเงื่อนไขในการใช้สิทธิสวัสดิการ ที่ไม่เหมือนกันตามเเต่ที่องค์กรกำหนด เช่น ความอาวุโสของอายุงาน, ตำแหน่งงาน, หรือแผนกที่เเตกต่างกัน นอกจากนี้ยังสามารถลิมิตการใช้สิทธิด้วยระยะเวลาได้อีก เช่น สิทธิที่ใช้ได้ต่อปี ต่อเดือน ต่อวัน เเละต่อครั้ง เเต่ถ้าหากองค์กรมีเงื่อนไขอื่นๆที่อยากจะกำหนดเพิ่มเติม เราสามารถปรับเเต่งให้ได้ตามที่องค์กรต้องการ

จัดการสวัสดิการพนักงานง่ายบนระบบ

การกำหนดผู้อนุมัติ เลือกได้ว่าคำขอสวัสดิการนี้ต้องส่งไปให้ใครอนุมัติ ผ่านกี่ลำดับขั้น เช่น ผ่าน HR ขั้นเเรก จากนั้นส่งหาการเงินขั้นสอง นอกจากนี้ยังกำหนดได้ถึงว่าต้องการลายเซ็นต์ด้วยหรือเเค่ให้กดอนุมัติ สามารถตั้งค่าการอนุมัติได้ตามที่องค์กรต้องการ

กำหนดสายอนุมัติสวัสดิการพนักงาน

นอกจากนี้ HR ยังสามารถเพิ่มลดข้อมูลอื่นๆขององค์กรได้ เช่น Job grade, Job Position, Division, เเละอื่นๆ เมื่อมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร HRหรือเเอดมินสามารถปรับการทำงานตามได้สะดวกขึ้น

ขอเบิกสวัสดิการได้ง่ายขึ้น (Claim Request)

กระบวนการขอเบิกสวัสดิการทำได้ง่ายขึ้น ไม่ต้องกรอกกระดาษให้ฝ่าย HR กรอกเข้าระบบอีกที ผู้ขอเบิกทำการเบิกผ่านระบบได้โดยตรง

1. กดสร้างเอกสารขอเบิกสวัสดิการ
2. เลือกประเภทสวัสดิการที่จะเบิก ซึ่งระบบจะขึ้นมาให้เเค่สวัสดิการที่พนักงานคนนั้นสามารถเบิกได้เท่านั้น
3. กรอกข้อมูลให้ครบ ในส่วนของยอดที่เบิก หากยอดเงินเกินจากงบที่พนักงานคนนั้นสามารถเบิกได้ ระบบจะขึ้นมาให้ทันทีว่ายอดเงินที่ขอเบิกเกิน ผู้เบิกต้องปรับยอดให้ไม่เกินงบที่ตนเองสามารถเบิกได้
4. เเนบไฟล์เอกสารหลักฐานต่างๆประกอบ
5. เช็คความเรียบร้อยเเล้วกดส่ง เท่านี้ระบบจะส่งไปหาผู้อนุมัติตามที่มีการตั้งค่าจาก HR มาไว้ตั้งเเต่เเรกตามลำดับ

การขอเบิกสวัสดิการพนักงานทำได้ง่ายผ่านระบบ

จะเห็นว่าระบบไม่ได้เเค่ทำให้ผู้ขอเบิกทำการเบิกง่ายขึ้น เเต่ยังช่วยผู้อนุมัติในการตรวจสอบ ควบคุมคำขอที่ไม่ตรงตามเงื่อนไข ลดข้อผิดพลาดและเวลาการทำงาน เเละที่สำคัญเป็นการป้องกันกรณีอนุมัติการเบิกงบเกินตั้งเเต่ต้นลม โดยที่ระบบไม่อนุญาติให้ขอเบิกได้ตั้งเเต่เเรก

อนุมัติการเบิกได้ทันที (Claim Approval)

เมื่อมีการขอเบิกสวัสดิการ ผู้ที่อยู่ในสายอนุมัติจะได้รับการเเจ้งเตือนผ่าน Email เเละ Line ซึ่งเป็นเครื่องมือที่คนทำงานใช้กันเป็นประจำในการทำงานอยู่เเล้ว ทำให้สะดวกไม่ต้องคอยเข้ามาเช็คในระบบว่ามีใครส่งมาขอเบิกหรือไม่ หรือถ้าอยากจะเข้ามาเช็คในระบบย่อมทำได้ โดยกดไปที่ Claim Approval จะเห็นได้ทันทีว่าเอกสารไหนรอการอนุมัติอยู่ อนุมัติไปเเล้ว หรือถูกปฏิเสธ

ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เเละเอกสารไฟล์เเนบหลักฐานได้หมด หากทุกอย่างถูกต้องสามารถกดอนุมัติได้ทันที จากนั้นระบบจะทำการส่งต่อเอกสารไปยังผู้อนุมัติลำดับถัดไป เเละเเจ้งเตือนถึงผู้ขอเบิกก้วยอีกทางหนึ่งว่ากระบวนการอนุมัติไปถึงขั้นไหนเเล้ว

อนุมัติการเบิกสวัสดิการพนักงาน

หรือหากเจอข้อผิดพลาด อยากให้ผู้เบิกทำการแก้ไขข้อมูลส่วนใด สามารถกดปฏิเสธ พร้อมระบุเหตุผลที่อยากให้แก้ไขได้ โดยระบบจะเเจ้งเตือนเเละส่งกลับไปที่ผู้ขอเบิกเพื่อให้ทำการเเก้ไข

ปฏิเสธการเบิกสวัสดิการพนักงาน

ภาพรวมการขอเบิกสวัสดิการ (Claim Dashboard)

พนักงานทุกคนสามารถเข้ามาเช็คการขอเบิกสวัสดิการของตนเองได้หมด ไม่ต้องคอยถาม HR เเละฝ่ายการเงินอีกต่อไป โดยสามารถเช็คข้อมูลได้ตามนี้

เอกสารการเบิก ผู้ขอเบิกสามารถเข้ามาติดตามสถานะคำขอว่าอยู่ในขั้นตอนไหน การขอเบิกไหนได้รับการอนุมัติเเล้ว ถูกปฏิเสธ หรือรอการอนุมัติอยู่ สามารถกดเลือกดูได้ทันที เเละยังสามารถดาวน์โหลดเอกสารย้อนหลังออกมาได้
เช็คสวัสดิการได้หมด หมดปัญหาไม่รู้ว่าองค์กรมีสวัสดิการอะไรให้เบิกได้ จำนวนเท่าไหร่ ระบบมีสรุปรวมสวัสดิการของพนักงานเเต่ละคนให้ ผู้ขอเบิกสามารถเข้ามาเช็คดูได้เองทั้งหมด

นอกจากนี้หลังจากที่มีการขอเบิกไป ระบบจะคำนวณเเละนำยอดมาโชว์ให้เห็นอัตโนมัติ ทั้งยอดเบิกที่ได้รับการอนุมัติ (Used) ยอดที่กำลังรอการอนุมัติอยู่ (Waiting for approval) เเละ จำนวนที่เหลือเบิกได้ (Remain)

ภาพรวมเเสดงการขอเบิกสวัสดิการทั้งหมด (Claim Dashboard)

สรุปยอดรายงานการเบิกทั้งหมดไว้ให้ (Claim Report)

ระบบจัดเตรียมรายงานไว้ให้ทั้งหมด ที่สามารถดาวน์โหลด ได้จากระบบทุกเวลา ทำให้การทำงานเป็นไปได้ง่ายยิ่งขึ้น ปัจจุบันเรามีรายงาน สรุปคำขอสวัสดิการ (Claim Summary Report), รายงานคำขอสวัสดิการอย่างละเอียด (Claim Detail Report) , และรายงาน Payroll (Payroll Report) แต่ถ้าหากองค์กรต้องการรายงานใดเพิ่มเติมรูปแบบใหม่ๆเราสามารถจัดทำได้เช่นกัน

ในส่วนของ Payroll จะมีความพิเศษขึ้นมาตรงที่เราไปต่อเข้ากับระบบ Payroll ที่องค์กรใช้อยู่ให้เลย ไม่ต้องเสียเวลาทางการเงินกรอกข้อมูลใหม่ การเงินสามารถนำไปทำจ่ายให้กับพนักงานตามสวัสดิการนั้นๆได้ทันที

ภาพรวมเเสดงการขอเบิกสวัสดิการทั้งหมด (Claim Dashboard)

ประโยชน์เน้นๆที่เเต่ละคนได้รับ

เมื่อผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายทั้ง ผู้ขอสวัสดิการ ผู้อนุมัติ และฝ่ายการเงิน ทำงานด้วยกันใน Platform เดียว สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้เหมือนกัน ทำให้การทำงานง่ายขึ้น เพราะทุกอย่างเชื่อมหากันแบบอัตโนมัติ ลการทำงานซ้ำซ้อน มาดูกันในเเต่ละฝ่ายว่าทำงานง่ายขึ้นขนาดไหน

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบสวัสดิการพนักงาน (e-Claim)

เพราะพนักงานเป็นกำลังสำคัญที่ขับเคลื่อนให้องค์กรเดินหน้าต่อไป “พนักงานเปรียบดังลูกค้าคนสำคัญอีกคนขององค์กร” หลายองค์กรจึงดูเเลพนักงานเป็นอย่างดีผ่านสวัสดิการพนักงาน CODIUM เข้าใจถึงจุดนี้ดีจึงมุ่งนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้องค์กรดูเเลพนักงานได้ดียิ่งขึ้นผ่าน ระบบจัดการสวัสดิการพนักงาน (e-Claim)

ทั้งนี้ต้องขอขอบคุณ Major ลูกค้าของเรา ผู้ร่วมออกแบบ ระบบสวัสดิการพนักงาน (e-Claim) ให้สมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น

หากสนใจทดลองใช้งาน ระบบจัดการสวัสดิการพนักงาน (e-Claim) สามารถติดต่อได้ที่ https://www.codium.co/contact-us หรือโทร 094-932-6560

ฟังก์ชั่นการทำงานของระบบยังไม่หมดเพียงเท่านี้ เรายังคงมุ่งพัฒนาการทำงานฟังก์ชั่นอื่นๆ เพื่อเสริมให้ผู้ใช้งานทำงานได้ง่ายมากขึ้น เเละเข้ากับระบบอื่นที่องค์กรใช้งานอยู่ให้มากที่สุด โดยใน Phase2 เราจะต่อยอดไปในเรื่อง การคำนวณสวัสดิการที่หลากหลายขึ้น หรือการเชื่อมระบบ e-Claim เข้ากับระบบงานอื่นๆ รอติดตามกันได้เลย

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

โคเดียมสัญญาว่าจะให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ และเราจะใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของคุณเท่าที่จำเป็นสำหรับการนำเสนอผลิตภัณฑ์/บริการที่คุณร้องขอมาเท่านั้น

ในบางกรณีเราอาจจะติดต่อไปหาคุณเพื่อการนำเสนอผลิตภัณฑ์, บริการ หรือกิจกรรมที่ตรงกับความต้องการของคุณ ถ้าหากคุณต้องการให้เราติดต่อไปเพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าว โปรดเลือกให้ความยินยอมกับเราในกรณีต่อไปนี้

เพื่อการวิเคราะห์และนำเสนอผลิตภัณฑ์บริการที่ฉันอาจสนใจ
เพื่อการเชิญฉันเข้าร่วมกิจกรรม/งานสัมมนาที่ฉันอาจสนใจ

* คุณสามารถถอนความยินยอมของคุณได้ทุกเมื่อ สำหรับช่องทางการติดต่อเพื่อขอถอนความยินยอม และรายละเอียดการคุ้มครองข้อมูล ส่วนบุคคลของคุณ โปรดอ่านได้ที่ ประกาศความเป็นส่วนตัวของเรา