หลายองค์กรมีการดำเนินงานเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานสากล ISO (International Organization for Standardization) ไม่ว่าจะเป็น ISO 9000 มาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพ หรือ ISO 14000 มาตรฐานการบริหารจัดการสิ่งแวดล้อม เป็นต้น ซึ่งมักจะดำเนินงานจัดการควบคุมในรูปแบบกระดาษที่นำมาซึ่งข้อจำกัดและความยุ่งยากเหล่านี้

 

อุปสรรคในการดำเนินการตาม ISO หากองค์กรยังใช้เอกสารกระดาษ

 

▪︎ ระยะเวลาดำเนินการนาน

การขออนุมัติถือเป็นกระบวนการพื้นฐานของทุกองค์กร เเต่หากองค์กรยังคงดำเนินการในรูปเเบบของเอกสารกระดาษอยู่ เเน่นอนว่าย่อมกินเวลามาก เนื่องจากต้องส่งเอกสารให้ถึงมือผู้อนุมัติ โดยเฉพาะเมื่อมีผู้อนุมัติจำนวนมาก จึงยากต่อการควบคุมภาพรวมของระยะเวลาในการดำเนินงาน เเละอาจเกิดความล่าช้าในกระบวนการผลิตได้

 

▪︎ ต้นทุนเพิ่มขึ้น

หากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีขนาดโรงงานกว้างขวาง หรือองค์กรที่มีพื้นที่ฏิบัติงานกระจายอยู่หลายส่วน องค์กรต้องจัดจ้างเเอดมินเพื่อมาจัดส่งเอกสารโดยเฉพาะ ถือเป็นต้นทุนที่เพิ่มขึ้นขององค์กร ซึ่งขัดกับวัตถุประสงค์ของ ISO ที่ต้องการให้องค์กรสามารถลดทอนค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดจากการดำเนินงานที่ขาดประสิทธิภาพ

 

▪︎ ข้อมูลตกหล่น

ISO มีขึ้นมาเพื่อให้องค์กรควบคุมบริหารงานได้ทุกกระบวนการได้ตามมาตรฐานสากล หากองค์กรยังดำเนินการด้วยเอกสารกระดาษ ที่ทำให้เอกสารตกหล่นหรือสูญหายได้ง่าย องค์กรคงการันตีได้ยากว่าการดำเนินงานในทุกขั้นตอนเป็นไปตาม ISO ได้จริง เเละยังถือได้ว่าองค์กรสูญเสียทรัพย์สินที่มีค่าต่อการนำไปวิเคราะห์ หาเเนวทางในการปรับปรุง เเก้ไขปัญหาเพื่อเพิ่มคุณภาพไปอีกด้วย

 

วันนี้เรามานำเสนอ “e-Memo ระบบจัดการและอนุมัติเอกสารออนไลน์” ที่จะทำให้การดูเเลมาตรฐาน ISO เป็นเรื่องง่าย!

 

โจทย์ปัญหาจาก ISO เเละเเนวทางการเเก้ไขด้วย e-Memo

 

1. Document Control ควบคุมการดำเนินงานเอกสาร

 

การกำหนดควบคุมกระบวนการทั้งหมดของการดำเนินงานเอกสาร ตั้งเเต่ขั้นตอนการจัดทำหรือการสร้างเอกสาร การจัดส่งไปยังผู้อนุมัติเเต่ละขั้น การเซ็นอนุมัติ จนถึงการติดตามสถานะการดำเนินงาน เเละควบคุมไม่ให้มีข้อบกพร่องอันเกิดมาจาก Human Error นั้นไม่ใช่เรื่องง่าย

 

>> แก้โจทย์ด้วย e-Memo ระบบจัดการเอกสารออนไลน์

 

ด้วยฟังก์ชัน Self-service Form ผู้ใช้งานสามารถสร้างฟอร์มเเละทำการบันทึกเทมเพลตของเอกสารต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง ในการใช้งานครั้งต่อไป ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้งานเทมเพลตที่บันทึกไว้ตามประเภทของเอกสาร เเละกรอกเนื้อความเพิ่มได้ทันทีโดยไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่ตั้งเเต่เริ่มต้น ฟังก์ชันนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการจัดทำเอกสารซึ่งอาจเกิดจาก Human Error เเละยังทำให้สามารถดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้นอีกด้วย

 

 

นอกจากนี้ เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากผู้ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหาข้อมูลสำคัญรั่วไหล หรือเลือกดำเนินการผิดประเภทเอกสาร องค์กรสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารของบุคคลหรือเเผนกได้อีกด้วย เมื่อใช้ฟังก์ชันนี้ ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะไม่สามารถเข้าถึง ทำการเปลี่ยนเเปลงหรือเเก้ไขเอกสารได้

 

 

 

2. Document Records & Management จัดเก็บเอกสารและบันทึกผู้ที่เกี่ยวข้อง

 

องค์กรต้องทำการจัดเก็บหรือบันทึกเอกสารประกอบการดำเนินงานต่าง ๆ ไว้เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการตรวจสอบหรืออ้างอิงในอนาคต ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ให้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่ทำการจัดเก็บไว้นั้นได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างดี ไม่สูญหายหรือตกหล่น เเละเมื่อต้องการเรียกใช้งานต้องสามารถค้นหาเเละเรียกดูได้

 

>> แก้โจทย์ด้วย e-Memo ระบบจัดการเอกสารออนไลน์

 

เมื่อผู้ใช้งานดำเนินการสร้างเอกสารด้วย e-Memo ระบบจะทำการจัดเก็บเอกสารบน Cloud Storage ตามมาตรการความปลอดภัยที่เเข็งเเกร่ง ปลอดภัยเเละเชื่อถือได้ อีกทั้งยังสะดวกต่อการค้นหาหรือตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารย้อนหลัง อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการดำเนินงานได้ เนื่องจากระบบจะระบุผู้ใช้งานที่เป็นผู้สร้างเอกสาร ผู้ให้การอนุมัติ หรือปฏิเสธเอกสาร พร้อมรายละเอียดการดำเนินการ เช่น วันเเละเวลา หรือเหตุผลประกอบการปฏิเสธการอนุมัติ เป็นต้น

 

 

 

3. Internal and External Audit การตรวจสอบทั้งจากภายในและภายนอก

 

องค์กรต้องควบคุมและตรวจสอบการดำเนินงานอยู่เสมอทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO องค์กรจึงควรมีเครื่องมือที่ทำให้การตรวจสอบมีประสิทธิภาพ

 

>> แก้โจทย์ด้วย e-Memo ระบบจัดการเอกสารออนไลน์

 

e-Memo สามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบทั้งกับคนภายในและภายนอกองค์กร ด้วยฟังก์ชัน Department Dashboard ในการจัดเก็บเเละเเสดงเอกสารตามเเผนกหรือส่วนการดำเนินงาน ซึ่งสะดวกต่อการตรวจสอบรายละเอียด เเละยังทำการตรวจสอบสถานะการดำเนินการได้ว่าเเผนกใดยังไม่ได้ดำเนินการตามข้อกำหนดหรือดำเนินการล่าช้ากว่าเเผนงาน ทำให้องค์กรมั่นใจได้ว่าการดำเนินงานในทุกภาคส่วนเป็นไปอย่างเรียบร้อยเเละตรงตามเกณฑ์มาตรฐาน ISO อย่างครบถ้วน

 

 

อีกทั้ง ระบบยังทำการจัดเก็บประวัติการใช้งานของผู้ใช้งานซึ่งองค์กรสามารถดาวน์โหลดออกมาในกรณีที่ต้องการรวบรวมข้อมูลภายในเพื่อส่งให้ทาง External Audit ตรวจสอบ เพื่อป้องกันข้อมูลภายในองค์กรในส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องรั่วไหล

 

ทำไม e-Memo ถึงเป็น Solution ที่ใช่สำหรับคุณ

 

นอกเหนือจากฟังก์ชันครบครันที่เตรียมพร้อมเพื่อช่วยองค์กรของคุณยกระดับเพื่อพิชิตมาตรฐานตามหลัก ISO เเล้วนั้น ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ e-Memo ยังมาพร้อมกับบริการเเบบจุใจ เพื่อให้ทุกท่านที่กำลังมองหาตัวช่วยดี ๆ ในการจัดการงานเอกสารสำหรับองค์กรไม่ควรพลาด ได้เเก่

- ระบบของคนไทยที่ถูกกฏหมายและข้อกำหนดของ ETDA

- คุ้มค่าแบบ Unlimited ผู้ใช้งาน (users), เอกสาร (documents), การอนุมัติ (workflows)

- ปรับแต่งและเชื่อมต่อให้เข้ากับระบบของลูกค้าอย่างไร้รอยต่อ

- ให้การซัพพอร์ทผู้ใช้งาน ดูแลโดยผู้เชี่ยวชาญ ด้วยประสบการณ์ดูแลลูกค้ามากว่า 80+ ราย

 

สรุป

 

การดำเนินงานเพื่อยกระดับองค์กรสู่มาตรฐาน ISO นั้นเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรให้ความสำคัญ อย่างไรก็ดี องค์กรส่วนมากยังคงดำเนินการบริหารเเละควบคุมในรูปเเบบเอกสารกระดาษ ซึ่งอาจนำมาซึ่งความยุ่งยากเเละอุปสรรค เช่น การดำเนินการล่าช้า ต้นทุนเพิ่มสูงขึ้น หรือข้อมูลตกหล่น CODIUM เล็งเห็นถึงปัญหาเหล่านั้น เเละขอเเนะนำ e-Memo ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ Solution ที่ใช่ซึ่งจะเข้ามาช่วยให้การดูเเลมาตรฐาน ISO ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ครอบคลุมทั้งเรื่อง Document Control, Document Records & Management, เเละ Internal and External Audit