เชื่อว่ามีคนจำนวนไม่น้อยเคยมีประสบการณ์เกี่ยวกับการยื่นขอเอกสารกับหน่วยงานภาครัฐ ที่ต้องผ่านขั้นตอนมากมายกว่าจะได้เอกสารสักฉบับออกมา ซึ่งหน่วยงานราชการก็ไม่ได้นิ่งนอนใจกับประเด็นเหล่านี้ และเริ่มปรับรูปแบบการทำงานโดยการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาช่วย ทำให้เกิดเป็นระบบราชการ 4.0 ที่จะปรับเปลี่ยนแนวคิดและวิธีการทำงานใหม่ที่จะเข้ามาอำนวยความสะดวกให้กับประชาชนได้ดียิ่งขึ้นภายใต้ พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 ช่วยเข้ามาส่งเสริมการให้บริการของหน่วยงานภาครัฐมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นผ่านวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักได้

 

การประกาศใช้ พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 เป็นกฎหมายกลางเพื่อสนับสนุนการบริหารงานของหน่วยงานภาครัฐทุกหน่วยงานให้สามารถดำเนินงานผ่านวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือรูปแบบออนไลน์ 100% เพื่อตอบสนองความต้องการของประชาชนได้เต็มที่ และลดภาระงานเอกสารของเจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการลงอย่างมีนัยยะสำคัญ

 

แล้วหน่วยงานภาครัฐมีการเปลี่ยนแปลงการทำงานอย่างไรบ้าง?

 

จากการประกาศใช้พระราชบัญญัตินี้ขึ้นมาเมื่อวันที่ 30 มกราคม พ.ศ. 2566 ที่ผ่านมา ทำให้ทุกหน่วยงานภาครัฐอย่าง ราชการส่วนกลาง ราชการส่วนภูมิภาค ราชการส่วนท้องถิ่น รัฐวิสาหกิจ องค์การมหาชน และหน่วยงานอื่นๆ ของรัฐทุกหน่วย ต้องมีการจัดทำมาตรฐานข้อมูลสารสนเทศ การสื่อสารที่สามารถเชื่อมโยงถึงกันได้ และสามารถให้บริการประชาชนได้อย่างสะดวก ซึ่งทำให้หน่วยงานราชการเกิดการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรไม่ว่าจะเป็น

 

พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ภายในหน่วยงาน

หนึ่งในเรื่องสำคัญที่จะนำไปสู่รัฐบาลดิจิทัลนั้นคือ การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสาร รวมไปถึงการรับส่งข้อมูลทั้งภายในองค์กร และการให้บริการกับบุคคลภายนอกองค์กร ซึ่งจะทำให้หน่วยงานภาครัฐสามารถเพิ่มศักยภาพในการทำงานอย่าวมีประสิทธิภาพผ่านวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์

 

ติดต่อและให้บริการโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์

การกำหนดช่องทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ประชาชน และเจ้าหน้าที่รัฐที่มีความประสงค์สามารถเข้ามาติดต่อราชการได้ทุกที่ ทุกเวลาในการรับบริการออนไลน์ได้เต็มรูปแบบ ประกอบไปด้วย การยื่นคำขออนุญาต, การนำส่งเอกสารหลักฐานประกอบคำอนุญาต, การจัดส่งใบอนุญาต และการแสดงใบอนุญาต ซึ่งถือเป็นการชอบด้วยกฎหมาย และใช้เป็นหลักฐานได้ตามกฎหมายอีกด้วย

 

การจัดทำสำเนาให้เป็นหน้าที่ของหน่วยงานภาครัฐ

ในกรณีที่เจ้าหน้าที่ของรัฐต้องการสำเนาเอกสารเพิ่มเติมจากผู้ใช้บริการ หน่วยงานนั้นๆ จะต้องเป็นฝ่ายจัดทำสำเนาเอง โดยไม่มีการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจากประชาชนที่มาติดต่อ ทำให้สามารถลดภาระเอกสารของผู้เข้ารับบริการได้เป็นอย่างมาก เมื่อเปรียบเทียบกับก่อนหน้านี้ที่ต้องเสียเวลายิ่งขึ้นในการออกไปสำเนาเอกสารที่ทางหน่วยงานขอเพิ่มเติม หลังจากนี้จะลดความยุ่งยากลงจากผลการบังคับใช้ พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์

 

ตรวจสอบข้อมูลได้ทันทีผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์

การติดต่อกับหน่วยงานราชการจะง่ายขึ้นทันทีเมื่อผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นประชาชนที่ต้องการยื่นเรื่อง หรือยื่นขออนุญาต ดาวน์โหลดเอกสาร รวมถึงการค้นหาข้อมูลเพิ่มเติม และไม่ใช่เพียงประชาชนเท่านั้น พนักงานภาครัฐก็สามารถใช้งานได้เช่นเดียวกันบนระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เปรียบเสมือนศูนย์กลางช่วยในการจัดเก็บเอกสารทั้งหมด ที่ทั้งง่ายต่อการค้นหา สะดวกต่อการใช้บริการ ประหยัดค่าใช้จ่าย และปลอดภัย

 

ดังนั้น การบริการจากหน่วยภาครัฐที่ถูกพัฒนาด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์จะมีส่วนเข้ามาช่วยให้การติดต่อราชการระหว่างพนักงานภาครัฐ และประชาชนเป็นเรื่องที่สะดวก และสามารถทำได้ทุกที่ ทุกเวลา แต่อย่างไรก็ตามระบบที่ใช้จำเป็นต้องได้คุณภาพ และมีความเสถียรต่อการทำงานทุกรูปแบบ

 

โคเดียม ผู้เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับความไว้วางใจ สนับสนุนให้การนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ให้เข้ากับการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และไม่ต้องง้อกระดาษอีกในอนาคตด้วยการเซ็ต #PaperZero ถ้าหากคุณเป็นหนึ่งในคนที่อยากเปลี่ยนแปลงแต่ยังไม่มั่นใจในระบบ โคเดียมขอเชิญเข้าร่วม Webinar ภายใต้หัวข้อ “เจาะลึกกลยุทธ์อิเล็กทรอนิกส์ สู่การเป็น Digital Government” วันพฤหัสบดีที่ 15 มิถุนายน 2566 เวลา 14.00 - 15.30 น. ผ่านระบบ Google Meet ที่จะสร้างความเข้าใจในการใช้งานระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และความท้าทายในการพัฒนาระบบราชการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะทำให้คุณมั่นใจ และมองเห็นความสำคัญในการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงานได้เต็มศักยภาพ

สามารถลงทะเบียนเข้าร่วมงานฟรีได้ที่ลิ้งก์

แบบฟอร์มลงทะเบียน “เจาะลึกกลยุทธ์อิเล็กทรอนิกส์ สู่การเป็น Digital Government”