ปฏิเสธไม่ได้ว่าช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมานี้ ภาครัฐและภาคเอกชนต่างก็หันมาให้ความสำคัญ เริ่มหันมาบริหารจัดการข้อมูลด้วยวิธีการอิเล็กทรอนิกส์แทนวิธีการแบบดั้งเดิม เพื่อลดต้นทุน และเพิ่มความคล่องตัวให้สอดรับกับนโยบายภายในองค์กร รวมถึงพฤติกรรมของผู้บริโภคที่ให้ความสำคัญกับความรวดเร็วและความสะดวกสบายผ่านช่องทางออนไลน์ ยิ่งคู่แข่งในตลาดมาก หากช้าไปเพียงก้าวเดียวก็อาจทำให้คุณพลาดท่า โดนคู่แข่งชิงกลุ่มลูกค้าของคุณไปได้ง่าย ๆ ธุรกิจยุคปัจจุบันนับว่าต้องแข่งขันกันด้วยความเร็วอย่างแท้จริง

 

หากคุณก็เป็นหนึ่งในผู้ประกอบการ หรือ หนึ่งในพนักงานขององค์กรที่เล็งเห็นความสำคัญของ “ความคล่องตัว” ทางธุรกิจ และกำลังมองหาตัวช่วยอย่าง e-Tax Invoice & Receipt มาพลิกโฉมการสร้าง ส่ง เก็บใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับ ให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด โคเดียมเชื่อว่าบทความนี้จะเป็นหนึ่งในบทความที่จะไม่ทำให้คุณผิดหวัง และได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ช่วยสร้างความรู้ ความเข้าใจ สามารถวางแผนเริ่มใช้งาน ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร?

หนึ่งในวิธีการจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับให้อยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีการจัดทำและจัดส่งตามเงื่อนไขที่กรมสรรพากรกำหนด นั่นคือ ต้องจัดทำในรูปแบบไฟล์ XML, PDF หรือ PDF-A3 ที่มีการลงลายมื่อชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ซึ่งมีการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority) เพื่อเป็นการพิสูจน์และยืนยันตัวตนความเป็นเจ้าของลายมือชื่อของธุรกิจของคุณ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ ทำให้การส่งและจัดเก็บใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ มีความปลอดภัยและน่าเชื่อถือตามข้อกฏหมาย พรบ. ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ทางกรมสรรพากรใช้อ้างอิง

 

ขั้นตอนการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

 

 

การออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้งานลายมือชื่อดิจิทัลบนระบบ  e-Tax Invoice & Receipt

ก่อนอื่นคุณต้องทำเรื่องขอใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการออกใบรับรอง (Certification Authority: CA) ที่ได้การรับรองการผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ (NRCA) และการกำกับดูแลของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) โดยปัจจุบันมีผู้ให้บริการอยู่ 2 แห่ง ได้แก่ บริษัท ไทยดิจิทัล ไอดี จำกัด และ บริษัท อินเทอร์เน็ตประเทศไทย จำกัด (มหาชน) ทั้งนี้ ใบรับรองจะต้องถูกจัดเก็บด้วยอุปกรณ์ USB Token หรือ HSM (Hardware Security Module) เพื่อเข้ารหัสเก็บรักษาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ให้ปลอดภัยสูงสุด เนื่องจากเป็นสิ่งที่ใช้ในการยืนยันและเชื่อมโยงองค์กรของคุณกับลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)

 

การลงทะเบียนขอสิทธิ์ใช้งานระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

ก่อนเริ่มต้นใช้งาน ผู้ประกอบการจำเป็นต้องลงทะเบียนกับทางกรมสรรพากร เพื่อยื่นขอรับสิทธิในการจัดทำ ส่งมอบและเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (แบบคำขอ บ.อ.01) เพื่อให้สามารถนำส่งและตรวจสอบข้อมูลการนำส่งผ่าน 3 ช่องทางที่กรมสรรพากรเปิดรับ นั่นคือ นำส่งผ่านผู้ให้บริการที่ได้การรับรอง, เชื่อมต่อกับกรมสรรพากรโดยตรง และนำส่งผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากร

 

การจัดทำเอกสารให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ตามเงื่อนไขทางกรมสรรพากรเราจะต้องจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับให้อยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการประทับลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิทัล โดยทำเป็นไฟล์ XML สำหรับส่งให้ทางกรมสรรพากร และไฟล์ PDF หรือ PDF-A3 สำหรับส่งให้ลูกค้า

 

การตรวจสอบสถานะและนำส่งเอกสารให้ผู้ซื้อสินค้าและกรมสรรพากรด้วยระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

เพื่อรองรับกับความพร้อมและความต้องการที่แตกต่างกันภายในกลุ่มผู้ประกอบการ ทางกรมสรรพากรจึงมีช่องทางการและการจัดส่งใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ให้เลือกใช้งานได้ตามความเหมาะสม โดยเราควรเลือกให้เหมาะสมกับโครงสร้างและความพร้อมขององค์กร

 

ช่องทางที่ 1 Service Provider นำส่งผ่านผู้ให้บริการที่ได้การรับรอง

ทางเลือกสำหรับผู้ประกอบการที่ไม่ต้องการลงทุน หรือ พัฒนาระบบซอฟต์แวร์ของตัวเองในการบริหารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร ตั้งแต่การสร้าง จัดทำ และส่งมอบ ไปยังกรมสรรพากรและลูกค้าของคุณแบบอัติโนมัติและตรวจสอบสถานะออนไลน์ 100% โดยผู้ให้บริการจะทำการจัดส่งไฟล์ XML ให้กับกรมสรรพกรผ่านระบบของผู้ให้บริการโดยตรง และไฟล์ PDF A-3 จะถูกส่งให้ลูกค้าตามช่องทางที่ผู้ให้บริการนั้น ๆ กำหนด เช่น ส่งผ่านอีเมล, ข้อความ SMS เป็นต้น เป็นทางเลือกที่ช่วยลดภาระให้กับผู้ประกอบการมากที่สุด เมื่อเปรียบเทียบกับช่องทางการนำส่งอื่น ๆ

 

 

 

 

 

ช่องทางที่ 2 Host To Host นำส่งด้วยการเชื่อมต่อกับกรมสรรพากรโดยตรง

ทางเลือกสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการบริหารและควบคุมการจัดส่งไฟล์ XML โดยเชี่อมต่อระบบรับส่งข้อมูลกับกรมสรรพากรโดยตรง เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมากและมีความพร้อมในการพัฒนาระบบขึ้นมาเอง โดยวิธีการนี้จะต้องดำเนินการยื่นคำขอเชื่อมต่อข้อมูล รวมถึงเข้าร่วมการทดสอบการนำส่งข้อมูล ทำให้เป็นทางเลือกที่มีต้นทุนทางด้านเวลาและค่าใช้จ่ายสูง แต่หากสำเร็จเรียบร้อยก็จะง่ายและประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว

 

ช่องทางที่ 3 Web Upload นำส่งผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากร

ทางเลือกนี้ผู้ประกอบการต้องดำเนินการในการอัปโหลดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยตัวเองผ่านทางเว็บไซต์ของกรมสรรพากร โดยต้องลงทะเบียนรับ Username ก่อน จึงจะสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ ซึ่งภาระในการสร้างไฟล์ XML ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล ทางผู้ประกอบการต้องเป็นคนบริหารจัดการเอง

 

ธุรกิจของคุณควรเลือกใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt หรือไม่?

หากธุรกิจของคุณมีเอกสารใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับจำนวนมาก ควรเลือกใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เนื่องจากมีการรองรับการส่งข้อมูลจำนวนทีละมากๆ รวมถึงมีวิธีการนำส่งข้อมูลที่หลากหลายให้เลือกตามความพร้อมและโครงสร้างของธุรกิจของคุณ และหากคุณเลือกใช้งานกับ Service Provider ที่ได้รับการรับรองอย่างโคเดียม ทางเราจะดูแลและดำเนินการตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้าย ลดภาระการเปลี่ยนจากออกใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษมาใช้ e-Tax Invoice & Receipt แทน