Share this
มิติใหม่ บริษัทดำเนินงานเอกสารกับ Vendors ง่ายในคลิกเดียว
Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-signature#Document Management System#Digital Transformation#Automated Process
Inspired by: Siwanad
Views
หากบริษัทหรือองค์กรคุณต้องติดต่อซื้อขายกับ Vendors หรือ Suppliers หลากหลายเจ้าในทุกเดือน คุณคงหนีไม่พ้นกับปัญหาเอกสารเหล่านี้ที่ต้องเจออย่าง การติดตามรายการสินค้าที่จะซื้อขาย, การตามใบเสนอราคา, เเละการออกใบสั่งซื้อ ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนเเต่เป็นงานเอกสารที่น่าปวดหัว เหมือนดังเช่นลูกค้าเราที่พบเจอปัญหาในรูปแบบลักษณะเดียวกัน เเต่หลังจากที่ใช้ e-Memo ระบบจัดการเเละอนุมัติเอกสารออนไลน์ ปัญหาเอกสารเหล่านี้ก็หมดไป เพราะเอกสารทุกอย่างติดตามได้อยู่บนระบบเดียว
ความท้าทายที่ธุรกิจเจอ
ตัวอย่างบริษัทที่มีปัญหาการดีลงานเอกสารกับ Vendors คือบริษัทที่ทำธุรกิจด้านการเป็นตัวแทนจำหน่าย หรือกระจายสินค้า (Distributor) ที่ต้องรับของจากแบรนด์ต่างๆมาขาย ความท้าทายที่หลายๆองค์กรต้องเจอคือ การที่ต้องติดตามเอกสารจากเเบรนด์ต่างๆเป็นร้อย ไม่ว่าจะเป็น.....
- การอัพเดทรายละเอียดสินค้า ที่บริษัทเเละ Vendors ต้องคุยกันอยู่เสมอว่าเดือนนี้ ไตรมาสนั้น จะเอา SKU สินค้าใดมาขาย รายละเอียดสินค้าเป็นอย่างไร
- การเสนอโปรโมชั่น บริษัทต้องคอยอัพเดทเเละติดตามเเคมเปญต่างๆที่จะทำร่วมกับ Vendors ต้องดูว่า Vendorsใดจะเข้าร่วมเเคมเปญอะไรบ้าง ด้วยสินค้าใด ในราคาเท่าไหร่ ส่วนลดต่างๆ
- การออกเอกสารสั่งซื้อ กว่าจะต่อรองให้ได้ดีลที่ดีว่ายากเเล้ว ยังต้องมาวุ่นวายเรื่องเอกสาร อย่างทำใบขอสั่งซื้อ (Purchase Request) ขออนุมัติจากนาย เเละทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ส่งให้ Vendors ต่างๆกดยอมรับ
“หลายสิ่งที่บริษัทเเละ Vendors ต้องประสานงานกัน ทำให้การดำเนินงานผ่าน Excel เเละสื่อสารผ่าน Email ก่อให้เกิดความสับสน ทำงานซ้ำซ้อน ข้อมูลติดตามยาก เเถมเสียเวลา”
ในบทความนี้ ทางโคเดียมจะขอโชว์ตัวอย่างการนำ e-Memo ระบบจัดการงานเเละอนุมัติเอกสารออนไลน์ เข้ามาประยุกต์ในการช่วยดำเนินงานเอกสารทั้งหมดระหว่างบริษัทเเละ Vendors ทำได้ง่ายขึ้นในคลิกเดียว
โซลูชั่นที่ตอบโจทย์
ตัวอย่างการนำระบบ e-Memo เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสารและจัดการกับ Vendor นั้นสามารถครอบคลุมการทำงานทั้งหมด ตั้งเเต่ การตกลง SKU สินค้าที่จะขาย, การเสนอโปรโมชั่นสินค้าต่างๆ, การออกใบขอซื้อ, ไปจนถึงการออกใบสั่งซื้อ เป็นเหมือนกัน Vendor Portal โดย e-Memo ได้เข้ามาช่วยการทำงานดังนี้
1. จัดการเอกสารได้แบบครบจบในระบบเดียว
- สร้างเอกสาร สามารถสร้างเอกสารที่ต้องส่งหา Vendors ได้ทันทีผ่านระบบ เพียงเลือกประเภทเอกสารที่อยากสร้าง กรอกข้อมูลให้ครบ ระบบจะสร้างเอกสารให้ทันทีตามรูปแบบที่บริษัทกำหนด
- กำหนดสายอนุมัติ เมื่อสร้างเอกสารเสร็จ สามารถเลือกคนที่จะอนุมัติเอกสารได้ทันที กำหนดได้หมดทั้งให้คนภายในองค์กรอนุมัติก่อน เเละส่งต่อไปให้ Vendors อนุมัติต่อ รวมถึงกำหนดได้ว่าต้องการลายเซ็นของบุคคล หรือเเค่ให้กดยอมรับเอกสาร
- เเจ้งเตือนถึงแผนก สามารถเลือก CC เอกสารถึงแผนกหรือบุคคลที่ต้องการให้รับรู้เอกสารได้หมด
2. Vendors อนุมัติเอกสารได้ทันทีผ่านออนไลน์
Vendors ได้รับเเจ้งเตือนเอกสารที่ต้องอนุมัติทันทีผ่านเว็บไซต์ e-Memo, email, เเละ Line ซึ่ง Vendors สามารถดูเอกสาร พร้อมกดอนุมัติ ปฏิเสธ หรือยกเลิกเอกสารได้ทันทีผ่านออนไลน์ เเละสามารถเเนบเอกสารเพิ่มเติม หรือเเสดงความคิดเห็นได้
3. ติดตามเอกสารได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องไล่อ่านอีเมล
ระบบอัพเดทสถานะเอกสารถึงผู้ที่เกี่ยวข้องให้ทราบทันทีผ่าน Email เเละ Line เอกสารไหนได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ ทราบได้ทันที นอกจากนี้ยังค้นหาเอกสารได้ง่ายกว่า ผ่านการหาบนเว็บ e-Memo ค้นหาได้หมดทั้งประเภทเอกสาร, สถานะการอนุมัติเอกสาร, เเละชื่อ Vendors ทำให้ติดตามได้หมดว่า Vendors ไหนเข้าร่วมเเคมเปญอะไรบ้าง, ราคาสินค้าที่ต่อรองกันได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ, ใบสั่งซื้อ Vendors ได้รับเเละอนุมัติเเล้วหรือไม่
“จะเห็นว่าการอนุมัติงานเอกสารออนไลน์ ไม่จำเป็นต้องใช้กับการอนุมัติเอกสารภายในองค์กรเท่านั้น เเต่สามารถนำมาใช้กับการอนุมัติเอกสารภายนอกองค์กรได้ อย่างการนำมาใช้กับเอกสารประเภทใบขอซื้อ (Purchase Request) เเละใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ซึ่งช่วยให้งานง่ายขึ้นมาก โดยเฉพาะหากคุณเป็นองค์กรที่ต้องติดต่อกับหลากหลาย Vendors มากมายทุกเดือน!”
คำถามที่พบบ่อย
Q1: Vendors ต้องมีระบบ e-Memo ของตัวเองด้วยหรือไม่ถึงจะใช้งานได้?
- Vendors ไม่จำเป็นต้องมีระบบ เเต่สามารถใช้งานได้ผ่านเว็บไซต์ e-Memo ที่องค์กรจะลงทะเบียน Vendors ไว้ เเล้วส่ง Username Password ให้ Vendors เข้ามาใช้งานระบบได้
Q2: ทุกคนในองค์กรเเละ Vendors ที่ติดต่อด้วยจะเห็นทุกอย่างในระบบเหมือนกันหรือไม่?
- ระบบสามารถตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลเเละฟีเจอร์ต่างๆ (Permission Visibility) โดยเเอดมินระบบสามารถเลือกได้ว่าจะให้ใครเห็นอะไรในระบบได้
Q3: หากไม่ได้ติดต่อกับ Vendors เจ้านั้นเเล้ว Vendors จะยังสามารถเข้าระบบได้หรือไม่?
- Vendors จะไม่สามารถเข้าระบบได้อีก โดยแอดมินขององค์กรสามารถกดเปลี่ยนสถานะของ Vendors ได้ จาก active เป็น inactive
Q4: Flow การทำงานตอนนี้แตกต่างจากตัวอย่างในบทความ สามารถปรับระบบให้เข้ากับการทำงานของบริษัทได้หรือไม่?
- e-Memo ของโคเดียมสามารถปรับตามความต้องการของบริษัทได้ เรามีผู้ให้คำปรึกษาในการปรับ Process การทำงานบริษัทของคุณให้ Digital และรวดเร็วมากขึ้น
เปลี่ยนมาดำเนินงานเอกสารกับ Vendors ให้ง่ายขึ้นผ่าน e-Memo ระบบจัดการเเละอนุมัติเอกสารออนไลน์ งานเดินเร็ว ทำงานสะดวก เเละติดตามเอกสารง่าย สามารถเข้าไปดูรายละเอียด หรือ ติดต่อเพื่อทดลองใช้ระบบฟรี! ได้ที่
Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-932-6560 (ฝ่ายขาย)
Mail: [email protected]
You may also like
Low Code Framework ทำงานอย่างไร?
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 1 วันที่แล้ว
Back-end Tools
Front-end Tools
Automated Process
3 หลักการ ทำ Digital transformation ให้ถูกหลัก
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 33 นาทีที่แล้ว
Digital Transformation
ถึงเวลาก้าวหน้า! ผลักดันรัฐบาลด้วย “Digital ID”
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 2 วันที่แล้ว
Tech & Legal
Digital Transformation
รู้หรือไม่? บริษัทเป็นสมาชิกกับ NDID แล้วดีอย่างไร?
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 22 วันที่แล้ว
Digital Transformation
