คำว่า “ถูก” สำหรับการจัดการธุรกิจ อะไรคือความหมายของคำว่า “ถูก” จริงๆกันแน่? เเน่นอนว่ามันไม่ใช่คำนิยามของมูลค่าหรือรายได้ธุรกิจ หากแต่เป็นเพียงบางสิ่งที่หลายธุรกิจมักไม่คาดถึงว่าจะเป็น “ตัวช่วยทางอ้อม” ที่ทำให้ธุรกิจ #ประหยัดต้นทุน ไปได้อย่างมาก

โดยส่วนใหญ่เป้าหมายของธุรกิจคือการหารายได้เข้ามา คิดกลยุทธ์ต่างๆนาๆเพื่อเพิ่มยอดขาย เเต่เเท้จริงเเล้วอีกช่องทางหนึ่งที่ช่วยให้ธุรกิจสูญเสียรายได้โดยไม่รู้ตัวคือ “การลดต้นทุนกระดาษ” คนในองค์กรไม่ว่าจะองค์กรเล็กหรือใหญ่ต่างรู้ดี ทุกขั้นตอนการดำเนินงาน ทุกแผนกของธุรกิจ ย่อมมีกระดาษเข้ามาเกี่ยวข้อง เริ่มตั้งเเต่กระบวนการของการทำงานง่ายๆอย่างแผนกจัดซื้อ (Purchasing) หรือใบเสนอราคาของฝ่ายขาย (Quotation) ใบวางบิลของฝ่ายการเงิน(Invoice) หรือใบเรียกเก็บเงิน (Good Receipt) นี้ยังไม่รวมถึงเอกสารนานาจิตตังอื่นๆ กระดาษทั้งหมดทั้งมวลนี้นับเป็นต้นทุนทางการเงินที่ธุรกิจต้องสูญเสียเหมือนต้นทุนคงที่(Fix cost)

เมื่อมองดูผิวเผินจะเห็นว่ามีเพียงต้นทุนทางด้านการเงินเท่านั้นที่ธุรกิจสูญเสียไป แต่นั้นไม่ใช่ทั้งหมดเพราะยังมีต้นทุนเเอบแฝงอีกหลายต่อที่ซ่อนอยู่

ผลกระทบในวงกว้างของ #ต้นทุน 3 ต่อ

1. ต้นทุนการเงิน(Save money): ค่าปริ้น ค่ากระดาษ ค่าจัดส่ง ค่าพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ทั้งหมดรวมกันคิดเป็นค่าใช้จ่ายไม่ใช่น้อยในทุกปีที่องค์กรต้องเสีย รวมถึงยังไม่สามารถควบคุมต้นทุนที่มีอยู่ได้อย่างชัดเจน ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่บานปลายได้ตลอดเวลา

2. ต้นทุนเวลา(Save time): เวลาที่พนักงานหนึ่งคนต้องเสียไปกับการสร้าง ตาม เเละค้นหาเอกสารในเเต่ละครั้ง คิดเป็นเวลาที่เขาจะนำไปคิดหรือปฏิบัติงานอย่างอื่นที่เพิ่มรายได้ให้กับองค์กรมากขึ้น

3. ต้นทุนค่าเสียโอกาส(Save opportunity): การสูญเสียโอกาสที่จะได้รายได้เร็วขึ้น เพราะต้องรอการอนุมัติที่หลายขั้นตอนกว่าจะดำเนินการปฏิบัติงานได้ ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานไม่ดีเท่าที่ควร

การใช้กระดาษในการดำเนินงานธุรกิจจึงไม่ตอบโจทย์ เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้บริษัทไอทีมีบทบาทมากขึ้นต่อการนำเสนอขายโซลูชั่น (Solutions) การจัดการเอกสารและระบบอนุมัติออนไลน์ขึ้นมา e-Memo (Electronic Memorandum) ที่เป็นปัจจัยหลักในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานแบบเดิมด้วยเทคโนโลยี จากกระดาษ สู่ ไร้กระดาษ (Digital ‘Transform Paper’ to be ‘Paperless’)

- อัพโหลดเอกสารได้ทุกประเภทพร้อมเเนบไฟล์ไม่จำกัด เเละกำหนดสายอนุมัติได้ตามองค์กรของคุณ

- เเจ้งเตือนทุกเอกสารสำคัญถึงผู้อนุมัติทันทีผ่านเมลและไลน์

- ไม่ต้องเข้าออฟฟิศไปเซ็นเอกสาร สามารถกดอนุมัติได้สะดวกผ่านมือถือ เเท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์

- ติดตามความคืบหน้าเอกสารได้เสมอว่าอยู่ถึงขั้นตอนไหน กำลังรอการอนุมัติจากใคร

การเข้ามาของระบบ e-Memo ไม่ได้มีดีเเค่ลดต้นทุน(Cut cost) ยังมีผลประโยชน์ที่สำคัญยิ่งกว่าอีกมหาศาล

ผลประโยชน์ที่เเอบแฝง #ผลดี 2 ต่อ

1. ความเร็วของการดำเนินงาน(Paperless workflow): ความสามารถของการสร้าง ส่ง แก้ไข อนุมติ ติดตาม เเละค้นหาเอกสารภายในไม่ถึงวัน เป็นตัวช่วยสำคัญให้การดำเนินงานสะดวกขึ้น ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้านายหรือลูกน้องก็สามารถทำงานได้จากทุกที่ งานไม่ชะงักจากการเเค่รอการอนุมัติเซ็นเอกสาร

2. ข้อมูล(Data): เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าเอกสารสำคัญจะไม่สูญหาย เเต่หากมันถูกเก็บไว้บนพื้นที่ออนไลน์โดยผู้ให้บริการต่างๆอย่างเชี่ยวชาญอย่าง Cloud มั่นใจได้เลยว่ามันจะคงอยู่พร้อมง่ายต่อการค้นหาหรือเรียกดูได้ในทุกเมื่อ

Digital กับ ธุรกิจที่ถูก(ลง) จึงเป็นเเนวโน้มของ #ธุรกิจยุคใหม่ ที่ทำงานด้วยการ #Work smart โดยคำนึงถึงการ #ประหยัดต้นทุน ที่ไม่จำเป็นให้ถูกจุด