Share this
มิติการสื่อสารที่ดีขึ้นในช่วง Work from Home กับการประยุกต์ใช้ chat bot ให้เป็น
Issues
June
Bot
Categories:
#Digital Transformation#Bot#Automated Process
Inspired by: Pat
Views
พนักงานเปรียบเสมือนลูกค้าของเรา แล้วทำไมเราไม่ใช้ Chatbot ทำงานกันภายในล่ะ? การโต้ตอบข้อความอย่างอัตโนมัติ (Chat Bot) ไม่จำเป็นต้องใช้สำหรับลูกค้าอย่างเดียวเท่านั้น หากเรามองให้ดีๆ ถ้าเราใช้สิ่งอัตโนมัติที่ว่า มาทำให้การทำงานของพนักงานทุกคนง่ายขึ้นมากๆ จะเป็นยังไง!
CODIUM ได้รวบรวมตัวอย่างการใช้งานจริงไว้ให้ องค์กรนำไปปรับใช้ง่ายในยุค Work from Home ทำงานไกลกันเเต่สื่อสารได้ไม่ตกหล่นทั้งองค์กร นำไปปรับใช้ได้ทุกค่ายการสื่อสารที่องค์กรใช้อยู่ไม่ว่าจะเป็น LINE, Google Chat, Microsoft Teams, Slack...
จากเทรนด์ที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน ที่ทุกคนจำเป็นต้อง Work from Home ทำให้การสื่อสารเป็นไปได้ยากขึ้น องค์กรต้องปรับตัวเเละเปลี่ยนเเปลงสิ่งต่างๆโดยเฉพาะขั้นตอนเเละวิธีการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการเช็คชื่อพนักงาน การสื่อสารกันภายในทีม หรือการรายงานสิ่งที่ทำในเเต่ละวัน ซึ่งการเปลี่ยนเเปลงในเเต่ละทีต้องทำการสื่อสารออกไปให้คนทำตาม .... จะทำอย่างไรให้สื่อสารได้ดีในคอนเซ็ปต์ “Faster Better Cheaper เร็วกว่า ง่ายกว่า ถูกกว่า”
CODIUM เราเป็นองค์กรที่ยึดคติที่ว่าจะทำอะไรต้องมีเป้าประสงค์ในสามอย่างนี้
Faster ทำงานให้ได้เร็วขึ้น ซึ่งจะมีอะไรที่ทำงานเร็วไปมากกว่าการต่อยอดจากการทำงานเดิม เพราะคนเกิดความคุ้นชินในเครื่องมืออยู่เเล้ว ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการเรียนรู้วิธีใช้งานใหม่ เเละไม่ต้องคิดค้นทำใหม่ตั้งเเต่เเรก
Better การทำงานที่สะดวก ง่ายขึ้น ประหยัดเวลาการทำงาน หรือทำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
Cheaper ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมากในการทำ ไม่จำเป็นต้องพัฒนาซ้ำๆ ทำหนึ่งครั้งใช้ได้ยาวๆ เรียกได้ว่าผลลัพธ์เกินคุ้ม!
นวัตกรรม Chatbot เพื่อนยากตัวช่วยการสื่อสารจึงเกิดขึ้น...โดยขอบอกไว้ก่อนทาง CODIUM เราใช้ Google Chat ในการสื่อสารเป็นหลัก เราจึงสร้าง Bot ขึ้นมาเเล้วใช้ Google Chat API ที่มีไว้ให้สำหรับผู้ใช้งาน GSuit ในการ Plug In Chatbot ซึ่งเจ้า Bot ที่เราได้คิดค้นขึ้นมีดังนี้...
Plexi นักแปลตัวยง (The translator)
จุดประกายเริ่มต้นจาก...ชาวต่างชาติ
เนื่องจากในบริษัท CODIUM มีทั้งพนักงานที่เป็นคนไทยเเละชาวต่างชาติ อุปสรรคด้านภาษาจึงบังเกิด เมื่อทางบริษัทใช้ภาษาไทยเป็นหลักในการสื่อสาร เวลาจะประกาศข่าวสารหรือมีการเเชทคุยกันภายในจึงเป็นเรื่องยากสำหรับชาวต่างชาติ ซึ่งเเน่นอนการเเก้ไขขั้นพื้นฐานที่หลายคนทำกันคือ...
เปิด Google translate > เลือกภาษาที่เเปล > คัดลอกข้อความ > กดแปล
การทำเช่นนี้ตอบโจทย์ในเรื่องการแปลภาษา เเต่ไม่สะดวกต่อผู้ใช้งานเท่าที่ควร จะเห็นได้ว่าต้องทำถึง 4 ขั้นตอนถึงจะเเปลภาษาได้ในเเต่ละครั้ง CODIUM จึงอยากแก้ปัญหานี้ เพื่อให้สะดวกรวดเร็ว และแม่นยำ เเปลภาษาได้ในคลิกเดียว กับ Plexi Bot
" Plexi ล่ามแปลภาษาใกล้ตัวคุณ
คิดจะแปล คิดถึง @Plexi "
คิดจะแปล คิดถึง @Plexi...
Plexi คือ Bot ที่ทำหน้าที่แปลภาษาให้กับข้อความ เป็นเหมือนเพื่อนร่วมงานเราคนหนึ่งที่มีหน้าที่เป็น “ล่าม” เวลาอยากจะให้เพื่อนคนนี้ช่วยเเปลภาษาให้ เพียงทำการเพิ่มเพื่อนก่อนในครั้งเเรกเท่านั้น และทำการพิมพ์ @Plexi ในข้อความที่ต้องการแปล เพียงเท่านี้เราจะได้ภาษาที่เราต้องการ แถมยังสลับแปลได้ทั้งไทย-อังกฤษให้อัตโนมัติ
. . . .
ACK นักประกาศข่าว (The acknowledger)
จุดประกายเริ่มต้นจาก...นักประกาศข่าว
เคยไหมที่เวลาประกาศข่าวสารลงในกลุ่ม เเล้วไม่มั่นใจว่ามีคนอ่านหรือรับรู้มากน้อยเเค่ไหน? บางครั้งคนไม่สนใจประกาศต่างๆขององค์กรเเล้วเลื่อนผ่านไป? จะทำอย่างไรดีที่จะมั่นใจได้ว่าคนรับรู้ข่าวสารที่ประกาศไปจริง
ถ้าองค์กรไหนใช้ Line ในการสื่อสารอาจจะเป็นเรื่องง่าย เพราะ Line เเสดงจำนวนคนที่อ่านข้อความของเราให้เห็น เเต่ยังคงไม่สามารถมั่นใจได้ 100% ว่าคนอ่านได้รับรู้ถึงประกาศนั้นจริง ไม่ใช่เปิดเข้ามาอ่านข้อความอื่นๆเเล้วเลื่อนผ่านประกาศเราไป ยิ่งสำหรับเเพลทฟอร์มอื่นไม่ต้องพูดถึง เพราะไม่มีเเม้เเต่จำนวนคนอ่านบอกกำกับไว้...
จะทำอย่างไรที่จะมั่นใจได้ว่าคนรับรู้ข่าวสารที่ประกาศไปนั้นรับรู้กันจริงอย่างทั่วถึง?
คิดจะบอก คิดถึง @ACK...
ACK คือ Bot ที่เอาไว้ใช้ติดตามจำนวนคนรับรู้ข่าวสาร เป็นคนที่ช่วยเป็นหูเป็นตาให้เรา ถึงจำนวนคนที่รับรู้ในเนื้อหาสาระที่เราประกาศออกไป โดยมีวิธีการใช้ที่ง่ายมาก เพียงเพิ่ม @ACK เป็นเพื่อนเข้าไปในกลุ่ม จากนั้นเมื่อต้องการให้คนรับทราบข่าวสารเรื่องใด ให้เเท๊ก @ACK เเละกำหนดเวลาสิ้นสุดการรับรู้ เช่น “@ACK today 6:30 PM”
บอกครั้งที่ 1: Bot ACK เริ่มต้นบอกทุกคน โดยการสร้างปุ่มในห้องเเชทให้ทุกคนต้องกดที่ปุ่ม ACK เพื่อเป็นสัญญาณบอกว่ารับรู้ข่าวสารนั้นเเล้ว จากนั้นเจ้า Bot จะนับจำนวนของผู้ที่รับรู้/จำนวนคนในเเชททั้งหมด ทำให้คนประกาศข่าวสามารถทราบได้ว่ามีคนรับรู้ไปทั้งหมดกี่คน
บอกครั้งที่ 2: หากบอกครั้งเเรก ยังมีคนตกหล่น พลาดการรับรู้ข่าวสาร เจ้า Bot ACK จะทำการเเจ้งเตือนให้ครั้งที่ 2 โดยเมื่อถึงเวลาที่กำหนดสิ้นสุดการรับรู้ที่ 6:30 PM เจ้า Bot จะไปเเจ้งเตือนคนที่ยังไม่ได้กดรับรู้ โดยการแท็กบุคคลนั้นๆที่ยังไม่ได้กดรับทราบ
จะเห็นว่า Bot ACK เพื่อนช่วยบอกของเรา ทำหน้าที่อย่างสุดความสามารถ บอกกันเน้นๆให้ถึงสองรอบ เพื่อให้มั่นใจทั้งคนประกาศ ทั้งผู้รับข่าวสาร เกิดการรับรู้ข้อมูลอย่างทั่วถึงในองค์กร
แล้วถ้าอยากประกาศให้รับทราบแค่บางคน ทำไงดี? ความพิเศษขั้นสุด เพื่อคนที่คู่ควร...
Bot ACK เพื่อนช่วยบอก ทำได้มากกว่าที่คิด หากคนประกาศต้องการให้เพียงบางคนรับรู้ข่าวสารในการประกาศนั้น ไม่อยากให้คนทั้งห้องต้องรับรู้ Bot ACK ทำได้จัดให้ คนประกาศเพียง @ACK เเละเเท๊กคนที่อยากให้รับรู้นั้นๆ ดังในรูป ทำแบบนี้จะได้ถึงสองต่อ คือ สามารถระบุคนที่เราอยากจะให้รับรู้ข่าวสารเเละคนอื่นๆในห้องที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าใจได้ทันทีว่าสามารถเลื่อนผ่านได้
. . . .
Reminder นักเตือนขั้นเทพ (The alerter)
จุดประกายเริ่มต้นจาก...ความหลงลืม
ปฏิเสธไม่ได้ว่าความหลงลืมเป็นส่วนหนึ่งของมนุษย์ ถ้าหลงลืมในเรื่องที่ไม่สำคัญมากก็ไม่เท่าไหร่ เเต่หากลืมในเรื่องงานเริ่มมีเรื่องแล้ว! โดยปกติที่เราทำเพื่อกันลืม คือ เขียนโน็ตแปะไว้ตามโต๊ะทำงานหรือสมุดบันทึกส่วนตัว เเต่สุดท้ายหลายครั้งก็ไม่วายลืมอยู่ดี หรือหากไม่ใช่เเค่ต้องการจะเตือนเฉพาะตัวเอง คิดเผื่ออยากเตือนเพื่อนร่วมงานด้วยคงต้องทักไปหาคนนั้นๆเมื่อถึงเวลา หรือในบางครั้งเเค่อยากจะตั้งเวลาเตือนการทำงานของตัวเองก็ต้องหยิบโทรศัพท์มาตั้งนาฬิกาปลุก
ทั้งหมดที่กล่าวมานี้ ถ้ามีเครื่องมือที่สามารถเตือนทุกอย่างได้พร้อมกันก็คงจะดี Reminder Bot เลยเกิดขึ้น! หากคุณลืมเราจะช่วยเตือนให้ทันที ไม่มีตกหล่น
คิดจะทัก คิดถึง @Reminder...
Reminder คือ Bot ที่ใช้เเจ้งเตือนเเจ้งทักคนทำงานในเรื่องต่างๆ เปรียบเสมือนเพื่อนที่ทำงานผู้เตือนความจำให้เราอย่าลืมทำอันนี้ทำอันนั้น เพื่อนคนนี้ใช้งานได้ง่ายดังเดิม ครั้งเเรกให้เเอดเพื่อนเข้าไปในกลุ่มก่อน จากนั้นยามต้องการเพื่อน เพียงเเท๊ก @Reminder บอกวันเเละเวลา เเละเรื่องที่อยากให้เตือน เมื่อถึงเวลาเพื่อนจะเด้งขึ้นมาเตือนให้อัตโนมัติ
หากเปลี่ยนการพัฒนา Bot ของเราเป็นตรรกะทางคณิตศาสตร์ CODIUM ได้เริ่มอ่านโจทย์จากที่พนักงานพบเจอ และตั้งสมการขึ้นมาอย่างถูกต้องเพื่อให้เกิดการแก้ไขปัญหาได้จริง โดยมุ่งเน้นความสอดคล้องของการทำงานเดิมของพนักงานอย่างการสื่อสารผ่าน Google Chat นั่นเอง
ทาง CODIUM ขอเเชร์สิ่งที่เราสร้างเเละใช้เองจริงในช่วง Covid-19 ให้กับองค์กรต่างๆ นำเเนวคิดไปใช้ต่อยอดการสื่อสารองค์กรในที่ทำงานง่ายขึ้นกับ...
Plexi นักแปลตัวยง (The translator)
ACK นักประกาศข่าว (The acknowledger)
Reminder นักเตือนขั้นเทพ (The alerter)
สรุปกล่าวท้ายไว้ว่า หากองค์กรไหนมีแพลนที่อยากทำ แชทบอทประยุกต์ใช้ไม่จำเป็นต้องใช้แค่ Google Chat เสมอไป ไอเดียนี้สามารถนำไปต่อยอดกับการทำงานบนช่องทางการสื่อสารได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น LINE, Microsoft Teams, Slack... หวังว่าการทำงานในช่วง Work from Home ของทุกคนจะสื่อสารกันได้อย่างคล่องตัวมากยิ่งขึ้น
You may also like
ถึงเวลาก้าวหน้า! ผลักดันรัฐบาลด้วย “Digital ID”
ก.พ. 23, 2024•อ่านเมื่อ 7 ชั่วโมงที่แล้ว
Tech & Legal
Digital Transformation
Low Code Framework ทำงานอย่างไร?
ก.พ. 23, 2024•อ่านเมื่อ 15 ชั่วโมงที่แล้ว
Back-end Tools
Front-end Tools
Automated Process
ยกระดับองค์กรสู่มาตรฐาน ISO ด้วยระบบจัดการเอกสารออนไลน์
ก.พ. 23, 2024•อ่านเมื่อ 1 วันที่แล้ว
Tech & Legal
Automated Process
Digital Transformation
e-Contract ฉบับรวบรัด! แผนกไหนได้ประโยชน์บ้าง?
ก.พ. 23, 2024•อ่านเมื่อ 19 ชั่วโมงที่แล้ว
Digital Transformation
Document Management System
